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Bureautique * Etudes

L'amélioration des processus documentaires selon Ricoh

 Ricoh propose différentes approches visant à aider les entreprises à tirer profit du potentiel de leurs processus documentaires
Selon le récent livre blanc d’IDC, mené en partenariat avec Ricoh, les entreprises qui optimisent leurs processus considérés comme stratégiques peuvent réaliser d’étonnantes économies. En améliorant leurs processus commerciaux, marketing et financiers liés à la relation et au service clients, ou encore ceux qui régissent le développement de nouveaux produits, il est possible d’augmenter de 10 % les revenus des entreprises.

Améliorer ses processus documentaires permet de favoriser des relations efficaces entre l’entreprise et ses clients. En mettant en place des processus efficaces, l’entreprise peut mieux comprendre et répondre aux besoins de ses clients et ainsi augmenter leur satisfaction tout en poursuivant le développement de son activité. De la même manière les clients peuvent aller à la concurrence s’ils ne sont pas satisfaits de l’efficience des processus documentaires de leur fournisseur.
Voici quelques résultats extraits du livre blanc IDC: “C’est pire que ce que l’on croit: les mauvais processus documentaires sont sources de risques redoutables" , sponsorisé par Ricoh. 1 516 responsables de processus documentaires et collaborateurs en charge de du capital informationnel de leur entreprise ont été interrogés dans le cadre de cette étude.

Selon le livre blanc, les processus documentaires défaillants peuvent conduire à la désafection des clients:
-        69 % des personnes interrogées reconnnaissent ne pas souhaiter faire affaire avec des entreprises dont les processus se révèlent inéfficaces
-        57 % inciteront leur entourage à ne pas choisir ces prestataires.
-        Au final 60 % des répondants déclarent qu’ils opteront pour un autre fournisseur.

Il est toutefois rassurant de constater que des processus documentaires améliorés peuvent être source de croissance. Plus de 8 répondants sur 10 admettent qu’en optimisant les processus liés à la relation commerciale il est possible de générer des profits d’environ 10.1 % en moyenne. Ceci est réalisable grâce à l’amélioration de la communication externe et du support apporté aux clients, mais aussi en rationalisant les processus liés à la vente et la fidélisation clients.

“C’est une excellente nouvelle pour les dirigeants d’entreprises qui ont aujourd’hui des difficultés à determiner quels sont les processus à améliorer”, déclare Elie Choukroun, directeur général délégué aux Opérations de Services. “Ils n’ont désormais plus besoin de s’inquiéter du potentiel retour sur investissement suffisant occasioné par la revision des processus documentaires. Surtout dans le contexte économique actuel, toute source d’économie et d’efficacité devrait être considérée et traitée en priorité.”

Ricoh propose les solutions suivantes pour tirer profit de ses processus documentaires :
- Avoir une vue globale de la satisfaction clients. Le flux d’informations au sein de l’organisation (input) est géré en interne et doit être délivré à la bonne personne et au bon moment (output). Mais à quel moment intervient le client? Comment mieux l’intégrer dans les processus afin qu’il obtienne davantage d’informations au moment où il en a besoin? Comment étendre ce procédé capital à ses fournisseurs et partenaires distributeurs?
- Rationaliser les processus liés aux documents et à l’information pour consolider les relations. En responsabilisant la force de vente ou les collaborateurs délocalisés sur les sites clients, il est possible d’accroître et améliorer le relationnel avec le client. De la même façon, l’optimisation des processus documentaires améliore la communication au sein de la chaîne d’approvisionnement et accroît la proximité avec le client.
- Se concentrer sur les processus, mais aussi et surtout sur les résultats.Les processus optimisés doivent obligatoirement permettre de délivrer la bonne information à la bonne personne et au bon moment afin de faciliter la prise de décisions.  

Ricoh aide les entreprises à mettre en oeuvre une stratégie Managed Document Services  (MDS) visant à améliorer leurs processus documentaires et ainsi réduire les coûts pour être toujours plus profitables. La méthodologie éprouvée en 5 étapes (Comprendre, Améliorer, Transformer, Gouverner et Optimiser) permet à Ricoh de déterminer quels sont les processus clés de l’entreprise et comment les aligner avec les services qui permettront d’atteindre ses objectifs de façon mesurable et durable.
Ricoh a mis en oeuvre cette approche au sein de nombreuses entreprises. Son savoir-faire a permis de mettre en exergue certaines préoccupations majeures communes à la plupart des entreprises, à l’image du contrôle des coûts, du développement durable, de la sécurité et de la gouvernance de l’information, de l’efficacité des processus documentaires,de l’accompagnement au changement, de la productivité des collaborateurs mobiles (iWorker),…

Grâce à cette prise de conscience, les entreprises sont en mesure d’atteindre rapidement la première étape de MDS - Comprendre- et peuvent ainsi se concentrer davantage sur la phase 2 “Améliorer” pour atteindre les bénéfices escomptés.

A propos de  l’approche Ricoh “Les Processus documentaires : une nécessité” :

“Les Processus documentaires : une nécessité” est une approche Ricoh sur le long terme qui vise à promouvoir les nouveaux paradigmes du traitement du document. Elle aide également les entreprises à tirer profit des connaissances collectives situées au sein de leur organisation. Cette initiative permettra de financer la recherche et de fournir des ressources, à l’image de celle décrite sur ce site, qui associent l’expertise Ricoh en matière de processus documentaires avec celle des spécialistes de l’industrie, des partenaires et des clients Ricoh.

www.ricoh.fr
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