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Bureautique * Perpectives

HP : le facteur humain et l''environnement de l'impression

Green5 La campagne HP MPS Confessions souligne l'importance du « facteur humain » dans l'amélioration du rendement de l'environnement d'impression d'entreprise. Texte non édité.
Selon une étude réalisée récemment par HP, les tiroirs de bureau, les armoires de fournitures et même une pile de manteaux servent souvent à dissimuler des périphériques d'impression « illicites ». Les résultats qualitatifs de cette étude indiquent qu'un tel comportement est lié au fait que les entreprises imposent des stratégies de consolidation des imprimantes et de gestion des services d'impression (MPS) sans consultation ou communication appropriée ; par conséquent, le personnel en profite pour « protéger » ses ressources d'impression existantes.
  M. Blum s'est exprimé lors du lancement de la campagne « HP MPS Confessions »(3), qui vise à souligner l'importance de la gestion des changements dans la mise en œuvre d'une stratégie MPS. Il en ressort que les utilisateurs finaux sont souvent réticents à l'adoption d'une telle stratégie et éprouvent un sentiment de perte lié au manque de communication et à une mise en œuvre inefficace.

HP propose des stratégies clés pour lever ces obstacles :

 ·         Adhésion de la direction : pour s'assurer que la stratégie MPS est adoptée et mise en œuvre au plus haut niveau dans l'entreprise. Si le directeur général comprend et apprécie les avantages de la consolidation/du partage des imprimantes, il incite réellement les autres personnes à se comporter en conséquence.

·         Programme clair de gestion des changements : pour présenter et expliquer la stratégie, et accompagner le personnel dans tous les aspects de sa mise en œuvre en l'impliquant à toutes les étapes du processus afin de s'assurer de son adhésion et son soutien.

·         Expliquer l'ensemble des avantages qui découlent d'une stratégie MPS, en termes de réduction de l'impact environnemental, des coûts et des interruptions de service (selon HP, jusqu'à 25 % des appels au service d'assistance utilisateurs concernent des problèmes liés à l’impression).

·         Expliquer les avantages indirects d'un environnement d'impression plus efficace et plus économique : un plus petit nombre d'appareils (mais plus efficaces/productifs) libère de l'espace qui peut être réservé à un autre usage et présente des avantages en termes d'hygiène et d'interaction [favorise l'interactivité et les échanges entre collègues (effet pause-café)].

·         Définition et mise en œuvre d'une politique d'impression claire : étant donné que l'environnement d'impression représente en moyenne 6 % du chiffre d'affaires d'une entreprise, la plupart des entreprises doivent mieux le contrôler. La communication transparente d'une politique élimine tout doute sur l'attachement de l'entreprise à réduire ces coûts.

·         Gouvernance en matière d'impression, notamment les chartes d'impression mises en place dans le cadre des normes de gouvernance de l'entreprise couvrant les bonnes pratiques, le comportement et l'impact environnemental.

 « La mise en œuvre d'une stratégie MPS, qui implique la suppression d'une imprimante à laquelle on est attaché, va immanquablement provoquer le ressentiment et l'insatisfaction », explique M. Blum. Les imprimantes sont considérées (à juste titre) comme un outil de productivité personnelle et souvent comme une marque de prestige ! Ainsi, il n'est pas facile de s'en séparer, sauf si l'on comprend les avantages globaux de cette stratégie pour soi-même et pour l'entreprise.

 Des stratégies de gestion des services d'impression correctement mises en œuvre permettent aux employés de travailler plus efficacement. Une stratégie MPS libère des investissements qui peuvent être utilisés plus stratégiquement, réduit l'impact environnemental et améliore les niveaux de sécurité et de conformité dans l'entreprise. Par exemple, Bosch Italie a réduit ses coûts de production de 35 % et Barclays Wealth sauve 2400 arbres par an grâce à une stratégie MPS (4).

 Dans le cadre de sa campagne MPS Confessions, HP publie un ensemble d'outils, de guides et de bonnes pratiques visant à assurer la mise en œuvre optimale des stratégies MPS :

 ·         Dix conseils pour gérer efficacement les changements dans l'entreprise

·         Leçons apprises : bonnes pratiques en matière de gestion des changements - Témoignages du personnel d'HP sur la mise en œuvre d'une stratégie MPS

·         Concours « Repérer l'imprimante » : comment dissimuleriez-vous la vôtre et que feriez-vous pour la garder ?

·         MPS Confessions : qui imprime quoi ou quels appareils installer dans les entreprises d'aujourd'hui ?

 « Notre approche consiste à expliquer et à promouvoir les avantages globaux d'une stratégie MPS dans l'entreprise. Il peut s'agir d'économies purement financières ou d'avantages opérationnels (processus de rationalisation, réduction des interruptions de service), mais c'est seulement en tenant compte des utilisateurs finaux que la mise en œuvre d'une stratégie MPS sera vraiment payante », conclut M. Blum.

 « C'est l'une des principales raisons pour lesquelles HP est devenu l'un des premiers fournisseurs mondiaux de solutions MPS avec plus de 3000 clients et 80 solutions métier certifiées dans la région EMEA. »

 Les stratégies MPS visent à simplifier la gestion et à réduire les coûts liés à l'impression et la numérisation dans les entreprises. Selon Gartner, la gestion efficace de l'environnement d'impression permet d'économiser entre 10 % et 30 % du coût total de l'impression (1), qui représente en moyenne près de 6 % du chiffre d'affaires total d'une entreprise2.

 Remarques des rédacteurs :

La campagne 2011 MPS Confessions d'HP souligne les efforts déployés par les utilisateurs pour protéger leur périphérique d'impression préféré ; son objectif principal est de montrer que ce n'est qu'en impliquant les utilisateurs à toutes les étapes du processus de mise en œuvre de la stratégie MPS qu'il est possible de bénéficier de ses avantages. Commentaires et témoignages de l'étude qualitative MPS Confessions réalisée par HP (5) :

·         Témoignages sur la mise en œuvre d'une stratégie MPS :

o   Audits MPS : en moyenne, près de 10 % du parc d'imprimantes d'entreprise est découvert pour la première fois au cours du processus d'audit ; très souvent, les dirigeants n'ont pas connaissance de ces appareils ainsi que des coûts liés à l'entretien, à la maintenance et aux consommables.

o   Les imprimantes personnelles sont considérées comme une marque de prestige et la perte d'une imprimante peut provoquer du ressentiment et des remords.

o   État des lieux au travail : les chefs de produit déclarent découvrir de nombreuses imprimantes au bureau, où les employés tentent de dissimuler des périphériques d'impression illicites.

o   La conception d'un nouvel immeuble de bureaux autour de nouvelles imprimantes consolidées illustre comment une mise en œuvre réussie engage toutes les parties prenantes dans la gestion du changement.

o   Septembre était le « mois de la couleur », car le volume des travaux d'impression couleur envoyés aux imprimantes triplait par rapport au mois précédent. Tout est devenu clair lorsque nous avons compris que le mois de septembre représente également le retour au travail après les vacances d'été et l'occasion d'imprimer toutes les photos de vacances… au travail.

(1)     Source : Magic Quadrant for Print Services, Worldwide, 22 septembre 2010. Numéro ID G00206095. Pour en savoir plus sur les solutions d'impression d'HP, rendez-vous sur http://www.hp.com/go/PrintSolutions

(2)     Source : AllAssociates Group

(3)     Reportez-vous aux remarques des rédacteurs.

(4)     Reportez-vous aux références clients : http://h20195.www2.hp.com/v2/GetPDF.aspx/4AA2-7962EEW.pdf http://h20195.www2.hp.com/v2/getdocument.aspx?docname=4AA1-2615EEW.pdf

(5)     Source : étude réalisée auprès de l'équipe de support technique d'HP IPG MPS dans la région EMEA ; les données et témoignages couvrent les entreprises (gérées par HP ou pas) de tous les secteurs d'activité et ont été transmis de manière anonyme.

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