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Bureautique * Perpectives

La numérisation intelligente de documents

   Sofie Dheedene (PFU)    Sofie Dheedene, ScanSnap Product Manager EMEA de PFU Imaging Solutions Europe Limited (société du groupe Fujitsu) présente son analyse sur les avantages économiques d'une numérisation intelligente.
"Un des coûts importants pour une PME est l'impression des documents. Or, les petites entreprises peuvent économiser de l'argent en remplaçant leurs habitudes d'impression et de copie par la numérisation intelligente de documents.

Dès le moment où vous branchez une nouvelle imprimante ou un nouveau copieur, il commence à générer des coûts pour votre entreprise. En revanche, si vous branchez un scanner, vous réalisez des économies. Le coût des scanners est pratiquement identique à celui des imprimantes et, aujourd'hui, un scanner spécialisé coûtant entre 150 € et 500 € numérise les documents à une vitesse similaire à celle de l'impression dans la plupart des cas, même en recto-verso. La numérisation des documents entrants permet de les sauvegarder directement sur un ordinateur local ou un réseau. Il offre en outre un accès et un partage faciles de l'information. Cela réduit d'emblée le besoin de copies supplémentaires, accélère la communication, permet la transmission de documents à travers le monde en quelques secondes et minimise les coûts additionnels. Et le coût ne concerne pas uniquement votre entreprise. Songez au nombre d'arbres qu'il a fallu pour imprimer vos données de ventes hebdomadaires ou jetez un coup d'œil au contenu de la boîte de recyclage de toner. Vous pouvez être soucieux ou non de la durabilité et des technologies de l'information écologiques, mais à bien des égards, la numérisation et le traitement 100 % électronique des documents pourraient contribuer à sauver la planète, tout en vous permettant d'économiser du temps et de l'argent.

Coûts directs (1)
Coûts d'imprimante / de copieur
L'employé européen moyen imprime environ 30 pages par jour selon une enquête réalisée en 2011 par Ipsos- et Kyocera (2). De ces 30 pages, 62 % environ s'avèrent inutiles. Et ceci, en dépit du fait que la communication d'entreprise se fait de plus en plus souvent par voie électronique. L'étude d'AIIM (3) révèle qu'environ un tiers des factures sont désormais envoyées en pièces jointes PDF. Toutefois, l'enquête a également révélé que la plupart des personnes (77 %) ont tendance à imprimer au moins une copie du document électronique et que beaucoup font aussi des copies supplémentaires.

Coûts de papier
Le coût réel du papier varie considérablement en fonction du type de papier utilisé et est relativement bas par rapport au coût de l'encre/du toner. Cependant, chaque entreprise devrait être en mesure d'identifier facilement le montant dépensé par an pour le papier, et aussi de déterminer le coût correspondant à chaque employé par année, par semaine et par jour.

Coûts d'affranchissement
Un des autres effets secondaires de l'impression, qui passe souvent inaperçu et qui est pourtant coûteux, est celui des frais d'affranchissement. Chaque lettre/facture/brochure qui est imprimée (0,02 € par feuille) doit être mise sous enveloppe (0.10 €). L’enveloppe doit être affranchie (au moins 0.50 €) et expédiée. Toutes ces tâches sont effectuées par un membre du personnel.

Coûts indirects
Naturellement, les coûts directs de l'impression et de la copie ont un impact financier significatif sur l'entreprise, mais ils ne constituent pas les seuls problèmes. La capitalisation a créé une société industrialisée et axée sur l'énergie. Un des effets de cette capitalisation est le réchauffement climatique. Les arbres sont communément reconnus comme un outil fondamental dans la lutte contre le réchauffement climatique. Or les entreprises consomment de grandes quantités de papier et le papier provient des arbres, ce qui signifie que toute réduction de la quantité de papier consommée aura un effet positif pour la planète.
Si chaque employé moyen imprime plus de 6 000 feuilles de papier par an, nous pouvons déduire qu'une entreprise de 10 personnes consomme 5 arbres par an (un seul arbre permettant de produire 12 500 feuilles de papier).
Ainsi, la réduction des coûts et de l'énergie liées au recyclage des cartouches d’encre ou de toner, en plus d'une réduction du volume d'impression doivent signifier un impact positif considérable tant au niveau financier que social.

Retour sur investissement (ROI)
Comme c'est le cas pour les grandes entreprises, une PME qui investit dans un scanner doit pouvoir détecter un rendement mesurable de son investissement et l'introduction d'un scanner combinée à un changement simple au niveau des processus peut conduire à des économies significatives.
Si on s’intéresse, par exemple, sur les économies réalisées exclusivement au niveau des coûts d'impression, avec 30 feuilles par employé et par jour à un coût de 0.02 € par impression, les résultats sont stupéfiants. Une entreprise de 10 personnes peut obtenir un retour sur investissement après seulement 4 mois et génère des économies de l'ordre de 940 € en 12 mois. Même pour une entreprise employant 5 personnes, il faut seulement 9 mois pour atteindre le point d'équilibre et réaliser des économies de plus de 200 € sur une période de 12 mois.

Conclusion
Les petites entreprises sont le moteur de l'économie européenne, mais pour remporter des marchés, survivre au difficile climat économique actuel et être compétitives sur le marché mondial, la bataille est rude. Par conséquent, toute possibilité de réduire les coûts et d'augmenter l'efficacité au sein des PME doit être explorée.
L'impression et la copie superflues de documents est monnaie courante au sein de toute entreprise et représente un coût de plus de 900 € par an pour une entreprise employant 10 personnes, exclusivement en frais d'encre ou de toner. Si l'on ajoute à cela le coût du papier, du stockage (espace de bureau à financer), de la manipulation et de l'affranchissement postal, l'effet négatif de chaque copie d'un document dans l'entreprise devient évident.
Or l'utilisation d'un seul scanner de bureau peut réduire ces coûts. Cependant, les réductions de coûts ne proviennent pas uniquement de l'introduction du scanner : des efforts doivent être réalisés pour modifier les processus de travail de manière à tirer parti du nouveau dispositif. Ces changements sont relativement faciles à gérer dans une petite équipe et ouvrent la voie vers des économies substantielles sur une période de 12 mois, y compris pour les très petites entreprises.
Tout cela montre que le coût de la mise en œuvre d'une solution de numérisation simple peut être entièrement récupéré dans un délai minimal. En outre, l'utilisation accrue des documents électroniques peut offrir un service de qualité supérieure aux clients (internes et externes) et contribuer à sauver la planète. Alors qu'attendez-vous ?"

1 Dans cet article, nous présentons des calculs, basés sur les études d’AIIM, qui révèlent le coût des processus axés sur l’impression et la copie pour votre entreprise.
2 Rethinking Printing” – Kyocera
http://www.kyoceradocumentsolutions.co.uk/index/kyocera_mita_environmental.-contextmargin-62577- File.cpsdownload.tmp/Executive%20Summary%20and%20Analysis.pdf
Paper Waste on the Increase
http://www.lexmark.com/en_GB/about-us/newsroom/news-releases/2010/16-04-paper-waste-on-the-increase.shtml
3 AIIM Industry Watch ““The Paper Free Office – dream or reality” March 2012: http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW_Paper-free-Capture_2012.pdf
4 “About.com - Which trees offset global warming” http://environment.about.com/od/whatyoucando/a/best_trees.htm
5 “Techsoup – Paper Shocking Statistics” http://forums.techsoup.org/cs/community/b/tsblog/archive/2012/03/28/paper-shocking-statistics.aspx
www.fujitsu.com/emea/products/
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