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Bureautique * Perpectives

La valeur d’usage, au cœur de problématiques des PME

   Virginie FREDON (Xerox)     Mme Virginie Fredon, Chef de Programme Services et Solution chez Xerox France présente un avis d'expert « La valeur d’usage, au cœur de problématiques des PME ». Document non édité.
"S’imposer et affirmer leurs différences ! Tels sont les enjeux actuels des petites et moyennes entreprises pour faire face à la concurrence. Plus encore que les grands groupes, elles ont besoin de services à forte valeur ajoutée pour se concentrer sur leur cœur de métier et ainsi poursuivre leur développement tout en maîtrisant leurs investissements.

Avec l’arrivée des nouvelles technologies, les entreprises ont dû repenser leurs modes de communication. Les PME ont d’abord investi dans la création d’un site internet afin d’accroître leur visibilité auprès de leurs publics, produire moins de papier et réduire leurs coûts d’impression. Mais cette promotion par le web, nécessaire pour rassurer les clients existants et en attirer de nouveaux, ne s’est pas avérée suffisante. Les moyens traditionnels de communication par l’impression demeurent indispensables. Alors comment convaincre et séduire les entreprises de continuer à investir dans ce domaine quand les coûts d’impression représentent un budget non négligeable ?

Les solutions d’impression sont des produits considérés comme banals au sein des entreprises mais sont très largement sollicitées, aussi bien pour des usages quotidiens en interne que pour l’impression de documents de communication. Si les entreprises recherchent des systèmes d’impression simples d’utilisation pour les besoins journaliers des collaborateurs, il n’en demeure pas moins que le produit seul ne suffit plus ! On n’imprime pas un email de la même façon qu’on imprime une présentation client ou un mailing… Les PME sont désormais obligées d’être efficientes à tout moment. Le produit doit donc être utilisable en toutes circonstances. Adjoindre aux produits d’impression des services facilitant leurs usages se révèle alors essentiel.

Les constructeurs proposent depuis longtemps à leurs clients grands comptes, des politiques d’impression constituées de leurs technologies auxquelles ils associent des services. Mais qu’en est-il pour les petites et moyennes entreprises? Ont-elles accès à ces mêmes services ?
Aujourd’hui oui. Un réseau de distribution formé et disposant d’outils peut, de la même façon, mettre en œuvre des politiques d’impression pour les PME… Il sait fournir à ses clients, le ou les produits correspondant à leurs besoins et les associer à des services personnalisés et performants. Ainsi, les PME, au même titre que les grands groupes, peuvent augmenter leur efficacité opérationnelle en permettant à leurs collaborateurs de se concentrer davantage sur leur cœur de métier et ainsi développer leurs opportunités de croissance.

Pour atteindre ce résultat, le réseau de distribution doit également pouvoir s’appuyer sur une logistique efficace et de qualité afin d’optimiser la gestion des systèmes d’impression et des consommables des PME. Une organisation garantissant le même niveau de professionnalisme pour ses clients grands comptes que pour les PME est essentielle. Ainsi, le réseau de distribution est capable de fournir un service global incorporant les processus métier et permettant également de limiter les interventions des utilisateurs. Parmi les solutions logistiques mises en place, il existe des plateformes d’assistance destinées à infogérer les parcs informatiques stratégiques. Les processus sont revus, grâce à des outils industriels modernes, pour que certaines entreprises soient alimentées en papier en fonction de leur saisonnalité ou encore que les machines ne viennent pas à manquer de consommables.

La gestion déléguée des impressions nécessite compétences et expertise. Les partenaires, experts certifiés dans leur domaine, sont aux côtés des entreprises et les accompagnent au quotidien dans la réalisation de leurs défis. Leur principale mission consiste à faciliter la vie des entreprises, même les plus petites, sur le long terme.

Dans ce contexte, comment les prestataires d’impression se positionnent-ils pour gagner la confiance des PME ? Ils commencent par réaliser un audit à partir duquel ils font valoir leur rôle d’expert. L’audit, permettra d’améliorer la productivité grâce au développement de politiques d’impressions personnalisées tout en utilisant des outils industriels éprouvés.
Les prestataires donnent de la valeur aux équipements d’impression pour répondre, au plus près, aux pratiques des entreprises. De plus, ils s’assurent que ces équipements seront bien utilisés et optimisés.
Prenons l’exemple d’un avocat : l’usage d’un multifonction est critique pour lui car il a besoin d’imprimer des rapports nécessitant de nombreuses corrections mais également ses courriers électroniques, ses recherches… Il est amené à faire une facturation analytique de l’ensemble des impressions et numérisations qu’il a produites.
D’un prestataire à l’autre, son choix se portera sur celui qui tiendra ses engagements en termes de résultats et non de moyens. Il a besoin d’un équipement disponible, fiable, adapté à ses besoins, productif tout en maîtrisant ses coûts. C’est bien l’expertise humaines, la technologie et la qualité de services, associées et maîtrisées par le réseau de distribution qui répondront à ces défis.

Ainsi, la valeur d’usage au sein des PME repose sur une équation simple : (technologies performantes + processus adaptés) x compétences humaines. Tout l’enjeu de cette équation réside dans la capacité des prestataires à transformer les variables liées à l’expertise et à la maîtrise des machines, en données connues, lorsqu’ils s’engagent sur le marché de l’impression. Ils pourront alors garantir la productivité des entreprises, quelle que soit leur taille, et répondre aux besoins des collaborateurs qui se recentreront davantage sur la réussite de leur entreprise."

Mme Virginie Fredon, Chef de Programme Services et Solution chez Xerox France.
www.xerox.fr
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