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Bureautique * Perpectives

L'enjeu de l’e-invoicing (facturation électronique)

 Jean-Pierre Blanger, directeur des offres de services de Ricoh France, analyse l'enjeu représenté par la facture électronique (e-invoicing) dans le point de vue suivant
"L’E-invoicing, ou la facturation électronique, est un enjeu manifeste. Pour preuve, la Commission Européenne dans son agenda numérique, y prévoit un plan d’actions qui précise qu’à fin janvier 2013, les états membres devront avoir légiféré pour donner un statut équivalent aux factures papier et électroniques.

Ceci vise à permettre l’essor de la facturation électronique à l'échelle européenne, les entreprises étant souvent réticentes à recourir à l’e-invoicing. En effet, la confiance dans la sécurité des données numérisées est limitée. Certains fournisseurs ou clients préfèrent utiliser le papier et certaines entreprises ne disposent pas toujours de l’expertise ou des technologies suffisantes pour assurer une transition sans heurts.
En janvier 2013, les factures électroniques et papier ont le même statut et doivent être traitées de façon identique. Le Parlement européen a d’ailleurs demandé que la facturation électronique soit rendu obligatoire pour le secteur public d’ici 2016. La consultation de la Commission européenne sur l’e-Invoicing dans le secteur public a pris fin le 14 janvier. C’est une étape cruciale pour le développement de la facturation électronique qui doit intéresser tous les dirigeants.
L’e-invoicing permet d’accroître l’efficacité sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, en améliorant le traitement de l’information et permettant l’optimisation de la fourniture de services. Cependant, chaque pays dispose de ses propres réglementations, de ses politiques et ses lois en matière de facturation électronique. Plus spécifiquement, on a pu observer que localement à un pays, un système de prélèvement de taxe est venu entraver la capacité des entreprises à tirer profit de l’e-invoicing, notamment lorsqu’elles travaillent avec des clients et des fournisseurs étrangers ou lorsque leur activité est internationale.
De plus, il existe un grand nombre de processus différents au sein des entreprises et des administrations du secteur public des 27 états membres de l’Union. Afin de s’assurer que la politique choisie par la Commission Européenne soit le reflet des meilleures pratiques européennes, il est nécessaire que les entreprises de toute taille et typologie confondues participent à la prise de décision. L’idéal serait d’établir un benchmarck global permettant d’assurer que les processus de facturation électronique soient analysés selon un même cadre afin de satisfaire l’ensemble des autorités responsables de la taxation et permettre aux entreprises de conserver les processus documentaires nécessaires à leur activité.
Pour cela il existe trois considérations clés que les entreprises doivent prendre en compte si elles souhaitent prendre part à l’étude de l’UE et passer à la facturation électronique.

1- Se concentrer sur la migration des processus de facturation
Il est essentiel d’étudier les processus de facturation et pas uniquement la production des factures. Il est nécessaire pour les entreprises de disposer de processus clairement définis afin d’intégrer correctement leur facturation au flux d’information global pour une transition réussie vers le numérique. L’UE doit reconnaître que la transition de la facture papier vers le numérique n’est pas chose aisée et rapide. Pour la plupart des organisations, passer à la facturation électronique nécessite plusieurs étapes, impliquant la définition d’un processus capable de gérer simultanément les documents papiers et électroniques en attendant que les entreprises, leurs clients et leurs fournisseurs passent progressivement au numérique. Ceci peut relever du défi pour beaucoup d’entreprises, indépendamment le volume de factures traité.

2- Ne pas considérer uniquement l’aspect technologique

Il ne s’agit pas uniquement de technologie ou d’interopérabilité entre les systèmes. Les conclusions obtenues suite à la consultation de l’UE ne devraient pas imposer un système ou une technologie particulière à tous les membres de l’UE. Elle devrait permettre au contraire de faire tomber les obstacles qui empêchent actuellement les entreprises d’avoir une activité commerciale efficiente sur leur marché. Le processus critique de l’entreprise que représente la facturation ne peut pas reposer uniquement sur de la technologie. Pour autant, aucun investissement technologique ne devrait être considéré indépendamment du processus de facturation et sans l’avis des collaborateurs qui en sont responsables. La technologie seule ne constitue que très rarement la meilleure solution.

3- Vous n’êtes pas le seul

N’imaginez pas que vous devez effectuer cette transition tout seul.
Transformer un processus documentaire critique de l’entreprise peut se révéler une tâche chronophage et complexe. L’objectif est de réussir la transition sans impacter les missions quotidiennes. Pour conduire cette transformation, l’entreprise peut bénéficier de conseil ou externaliser cette tâche auprès d’un expert qualifié dans la gestion des processus documentaires. Ce dernier assurera la transition vers la facturation électronique selon les recommandations de l’entreprise, lui permettant de se consacrer à sa mission première : la satisfaction des besoins clients.
Dans le cadre de sa réunion, la Commission européenne recueille le témoignage de différentes entreprises afin de connaître leurs enjeux et leurs opinions. En obtenant une vision collective de la communauté professionnelle, elle devrait donner un aperçu des actions à prendre pour assurer la meilleure interopérabilité possible entre les processus et les technologies.
Ceci devrait permettre d’obtenir un ROI important dans toute entreprise, puisque :
- Les entreprises seront en mesure de mettre en place efficacement des processus de facturation électronique,
- Elles auront l’assurance que l’information est comprise par l’ensemble de leurs partenaires commerciaux,
- Elles seront en mesure de conserver les processus internes et la technologie nécessaires à leur bon fonctionnement.
Le défi pour la Commission européenne est de parvenir à adopter une approche compréhensible incluant l’accompagnement d’experts qualifiés et indépendants pour que la politique de dématérialisation conseillée soit ancrée au sein des pratiques de l’entreprise.
Si cela est réalisé avec succès, les bénéfices potentiels qui s’offrent aux entreprises européennes sont immenses."
Jean-Pierre Blanger, directeur des offres de services de Ricoh France
www.ricoh.fr
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