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Bureautique * Perpectives

Les promesses de la gestion globale des impressions

etude2Selon le dernier rapport Quocirca, la gestion globale des impressions tient ses promesses en matière de réduction des coûts. Communiqué non édité.
D’après le dernier rapport intitulé 21st Century Enterprise Print Services publié par Xerox et le cabinet d’études et d’analyses Quocirca, il ressort que la majorité des entreprises pourraient réaliser des économies et être plus productives si elles maîtrisaient la totalité de leurs coûts d’impression, et pas seulement les coûts inhérents à la bureautique.

Le rapport souligne que, malgré l’augmentation considérable des communications électroniques, les collaborateurs continuent d’imprimer très largement leurs documents au sein des entreprises. Toutefois, du fait d’une gestion fragmentée entre l’environnement bureautique, les salariés travaillant à distance, les centres de production internes et les prestataires extérieurs, peu d’entre elles ont une vision globale des coûts que cela représente.
« Selon nos estimations, seules 15% des grandes entreprises ont aujourd’hui recours à des services de gestion déléguée des impressions (MPS) pour réduire leurs coûts. La plupart n’exerce donc aucun contrôle sur le volume de documents imprimés, ce qui engendre d’énormes coûts », commente Louella Fernandes, Analyste chez Quocirca. « Or, en choisissant de maîtriser ce volume global, les entreprises peuvent facilement réaliser des économies considérables ».
Les MPS permettent de mieux prendre en compte l’intégralité des coûts d’impression, d’accroître l’efficacité opérationnelle et de garantir la sécurité des documents. Cependant, Quocirca recommande aux entreprises envisageant de recourir à ce type de service d’étudier les points suivants:
  • S’assurer du niveau d’expérience du fournisseur : sélectionner un fournisseur ayant une expérience significative dans ce domaine et proposant des services à la fois adaptés aux environnements bureautiques, aux centres de production internes et aux collaborateurs travaillant à distance. Le fournisseur doit également être suffisamment flexible pour s’adapter aux changements d’activités et posséder l’expertise nécessaire pour fournir ses services à l’échelle mondiale. Il doit ainsi disposer de moyens technologiques élaborés et s’appuyer sur sa connaissance des marchés locaux afin de faciliter les transactions internationales.
  • Réaliser une évaluation détaillée : faire une analyse poussée des volumes d’impression afin de comprendre quels types de documents sont imprimés, où et par qui. Cette démarche permettra de mettre en place des programmes efficaces d’accompagnement au changement, de tabler sur des réductions de coûts réalistes et d’évaluer les besoins en termes de workflow documentaires à partir des processus métier existants.
  • Ne pas se limiter au coût à la page : dans le cadre d’une stratégie d’impression globale, il ne faut pas uniquement prendre en compte la réduction des coûts d’acquisition et du coût à la page. Il est nécessaire de mettre en place une stratégie de gestion documentaire souple et durable offrant des réductions de coûts sur le long terme et s’appuyant sur une plateforme technologique et des processus métier optimisés.
« Ce rapport démontre qu’il est encore possible de trouver des leviers de réduction des coûts », explique Shaun Pantling, Directeur Général de Xerox Global Services Europe. « Trop souvent, les impressions sont gérées de façon indépendante au sein des différents services de l’entreprise et font l’objet de budgets séparés. En ayant une vision globale de leur infrastructure, les entreprises peuvent maîtriser leurs coûts, améliorer leur efficacité et garantir la sécurité de leurs documents ».
Xerox a été le premier à proposer une solution telle que Enterprise Print Services (EPS), qui couvre l’ensemble des besoins d’impression des entreprises, des environnements bureautiques aux centres de production en passant par les collaborateurs à distance. Référencé par le Gartner dans son rapport 2009 Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide [1], Xerox vient également d'être reconnu comme le leader des MPS par IDC dans le cadre de l'étude 2010 MPS MarketScape [2].
L’offre MPS de Xerox s’étend également aux PME via son réseau mondial de distribution. Fort de clients tels que Fiat, Procter & Gamble, Reuters et The Dow Chemical Company, Xerox est le seul fournisseur à gérer 1,5 million de solutions multimarques au niveau mondial.
[1] Rapport Gartner « Magic Quadrants for Managed Print Services Worldwide » par K. Weilerstein et al., 21 août 2009.
[2] Rapport « IDC MarketScape: Worldwide Managed Print Services 2010 Hardcopy Vendor Analysis ». Doc 222872, avril 2010.
Pour consulter l’intégralité de l’étude : http://www.quocirca.com/reports/474
A propos de Xerox Europe :
Xerox Europe, filiale européenne de Xerox Corporation, commercialise une gamme complète de produits, solutions et services, ainsi que les consommables, matériels et logiciels associés. Ces offres s'articulent autour de trois axes : l’impression bureautique petits et grands volumes, l’impression de production et les environnements arts graphiques, et les services incluant le conseil, la conception et la gestion de systèmes documentaires jusqu’aux solutions d’externalisation complètes. A la suite de l’acquisition d’ACS en février 2010, Xerox propose également une offre étendue de services d’externalisation des processus métier et de services informatiques, dont le traitement des données, la gestion des ressources humaines, le support financier, les services de .gestion de la relation client, que ce soit pour les entreprises ou les institutions gouvernementales. Les 130 000 collaborateurs de Xerox veillent à satisfaire leurs clients dans plus de 160 pays à travers le monde.
Xerox Europe possède également des unités assurant la production et la logistique en Irlande, au Royaume-Uni et aux Pays-Bas, ainsi qu’un centre de recherche et de développement (Xerox Research Centre Europe) à Grenoble. Pour plus d’informations : http://www.xerox.com ou http://www.acs-inc.com.
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