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Bureautique * Perpectives

Livre blanc Ricoh sur la gouvernance documentaire (suite)

       Ricoh publie de nouvelles données issues de son livre blanc sur la gouvernance documentaire et l’impact des technologies sur le traitement de l’information. Pionnières dans l’utilisation du cloud pour le partage de documents, les administrations européennes n’en exploitent pas les autres bénéfices.
Le livre blanc sur la gouvernance documentaire et l’impact des technologies sur le traitement de l’information révèle que, contrairement à d’autres secteurs, les administrations publiques arrivent en tête dans l’adoption de nouvelles technologies (le cloud, les smartphones ou les tablettes) pour le partage de documents (1).

Toutefois 52 % de leurs employés déclarent que le cloud a complexifié la gouvernance documentaire. Ricoh démontre ainsi comment la croissance du volume des documents numériques et de la population mobile complexifie le partage de l’information au sein des administrations.
(1) Comparativement aux personnes interrogées et issues des secteurs de l'éducation, du droit, de l'énergie, des soins et de la santé, des services publics, de la distribution, de la manufacture et des services financiers.
”Il semblerait que les administrations n’exploitent pas complètement les bénéfices, que sont la facilité d’accès à l’information, l’amélioration du partage des connaissances et de la flexibilité commerciale, offerts par le cloud computing. Ceci pourrait être lié au fait que les processus documentaires sont déconnectés les uns des autres. Ainsi, l’on étudie séparément les processus, la technologie et les usages des collaborateurs au lieu de les considérer équitablement et de façon homogène,” déclare Enrique Calabuig, Directeur Général de Ricoh France.
Le livre blanc Ricoh démontre que 47 % des entreprises du secteur public se servent du cloud pour le partage de documents et 71 % pour l’accès aux données à distance. Bien que les administrations reconnaissent volontiers que les nouvelles technologies contribuent à améliorer la satisfaction des besoins de leurs citoyens, dans la plupart des cas (69 %), elles investissent dans les nouvelles technologies avant même que les systèmes en place soient totalement fonctionnels.
Enrique Calabuig poursuit: “Les administrations cherchent à fournir des services de qualité. Il est donc important que leurs processus documentaires les accompagnent dans cette démarche d’engagement vis-à-vis de leur collectivité. Ceci ne peut se réaliser qu’au travers d’un partage précis, sécurisé et efficace des informations entre les départements. De plus en plus, on attend des administrations que les informations soient transmises de façon électronique, le cloud jouant un rôle clé dans la migration des documents du format papier au numérique. En collaborant avec un expert en gestion documentaire pour assurer la transformation, les administrations s’assurent de l’accessibilité de leurs données à tout moment et au bon format, grâce à la mise en oeuvre d’une technologie adaptée qui supportera le flux d’information ». “L’un des défis majeurs du secteur public consiste donc à assurer l’équilibre entre rendre l’information accessible aux collaborateurs, comme à la collectivité, et protéger les données confidentielles. Pour ce faire, la révision régulière des processus documentaires favorise l’identification de risques potentiels ainsi que les opportunités d’améliorer la sécurisation du partage de l’information », conclut Enrique Calabuig.

Résultats clés du livre blanc :
- 83 % des administrations déclarent avoir accès à des équipements dernier cri (smartphones, tablettes etc…), mais l’utilisation de ces périphériques est freinée par le système existant au sein de la structure.
- Il existe un écart entre les technologies fournies au front office et au back office et qui est à l’origine d’embouteillages, de doublons potentiels, ou encore d’accès retardé à l’information et de failles de sécurité.
- 83 % des employés des administrations admettent que leur efficacité est limitée par des méthodes de travail obsolètes.
- Bien que 52 % d’entre eux estiment que l’information est aujourd’hui plus sécurisée qu’en 2009, seulement 44 % sont en mesure d’affirmer que leurs processus documentaires sont sécurisés. Les administrations sont donc exposées à des risques importants de fuite de données.

A propos de l'Indice de gouvernance Ricoh 2012
Une perspective nouvelle : L'Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh (2012) est une étude indépendante menée par Coleman Parkes Research à la demande de Ricoh Europe PLC. Elle offre une perspective nouvelle sur la manière dont les organisations européennes gèrent leurs processus documentaires sensibles. Elle s'appuie sur les livres blancs (Indices) précédents de Ricoh : L'Indice de Gouvernance Documentaire (2009) et L'Indice de l'efficacité des processus documentaire de 2011.
Cette étude s’intéresse spécifiquement aux processus documentaires critiques des entreprises – c’est à dire les interactions clés, régulières et répétitives qui prennent place en leur sein. Qu’ils représentent une charge documentaire importante ou non, ces processus ont un impact direct sur les relations commerciales entre les collaborateurs et les clients. Ils incluent des processus documentaires spécifiques aux départements RH, gestion financière, reporting, chaîne d’approvisionnement ou comptabilité (émission et réception des factures).
Méthodologie de l'étude :
1 075 entretiens ont été conduits auprès de cadres dirigeants, de directeurs et d'autres collaborateurs issus de grandes entreprises (plus de 1 000 employés), de moyennes entreprises (entre 500 et 999 employés) et de petites entreprises (moins de 500 employés) situées en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, en Scandinavie (Suède, Finlande, Norvège et Danemark), en Espagne, en Suisse, au Royaume-Uni et en Irlande.
Ces entreprises évoluent dans les secteurs de l'éducation, du droit, de l'énergie, des soins et de la santé, des services publics, de la distribution, de la manufacture et des services financiers. Des entretiens qualitatifs ont également été réalisés auprès des PDG européens afin d’obtenir davantage de précisions sur la gestion des processus documentaires sensibles dans leur entreprise.
http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/fr/anewperspective/solving-the-puzzle
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