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Bureautique * Perpectives

Une enquête Oki : "et vous qu'imprimez vous?"

OKI Printing Solutions a mené une enquête en octobre 2010 auprès des utilisateurs de 16 pays européens dans les secteurs de l'industrie et des services pour savoir ce qu'impriment excatement les utilisateurs en entreprise et quel usage ils font des solutions mises à leur disposition.
Principale conclusion de cette enquête européenne : les utilisateurs professionnels n'exploitent pas les fonctionnalités et les technologies mises à leur disposition qui leur permettraient notamment de réduire considérablement les coûts d'impression. Les entreprises françaises peinent à adopter les technologies qui leur permettraient d'optimiser leurs coûts d'impression

Les points à retenir:

  • Plus de 72% des utilisateurs ne connaissent pas la politique d'impression de leur entreprise
  • Près de 20% externalisent leurs travaux d'impression par manque de temps
  • Plus de 70% des utilisateurs privilégient la proximité de l'imprimante à ses capacités
  • 1 utilisateur sur 5 n'utilise quasiment jamais la fonction recto/verso
  • La solution d'impression idéale : plus de formats pris en charge, et multifonction (scanner, photocopie, fax...)
  • Seules 16,6% des entreprises imposent l'apposition « réfléchissez avant d'imprimer » sur les emails, alors que plus de 95% des utilisateurs la trouvent utile et la suivent toujours ou régulièrement.
  • 78,9% des utilisateurs disent prendre en compte la problématique environnementale lorsqu'ils impriment

 En 2009, l'étude du CEBR* apportait déjà des résultats similaires à ceux de cette récente enquête menée par OKI Printing Solutions en Europe.

*L'étude du Centre for Economics and Business Research Ltd (cebr), publiée en mars 2009, évaluait les marchés de l'impression dans 23 pays, dont la Russie, Dubaï, le Royaume-Uni et 20 autres pays européens.

« Cette étude avait déjà permis de démontrer qu'en effectuant leurs travaux d'impression en interne, les entreprises pourraient économiser 5,4 millions d'euros  par an et qu'elles sous-estimaient ces possibilités d'optimisation des coûts », commente Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing  Solutions. « Malheureusement, un an et demi plus tard, les résultats de cette nouvelle enquête montrent que peu de choses ont changé dans les habitudes d'impression des entreprises ».

 Près d'un utilisateur sur cinq n'utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto verso

36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d'imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent toujours cette fonction, et 58,2% l'utilisent souvent. Ils sont par contre près de 20% (18,7% rarement et 1,1% ???jamais) à ne pas ou très peu utiliser l'impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l'impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l'entreprise et pour l'environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu'elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l'utilisent toujours, et 52,6% souvent, ils sont près de 20% à ne jamais l'utiliser.

Près de 20% des utilisateurs en entreprise externalisent leurs travaux d'impression par manque de temps

Alors que les solutions d'impression voient leurs fonctionnalités gagner en performances et en possibilités pour s'approcher au plus près des besoins des utilisateurs, ces derniers continuent d'avoir majoritairement recours aux sous-traitants : ainsi, l'impression de cartes de visite, brochures ou encore posters et bannières est externalisée, alors qu'elle pourrait aisément être réalisée en interne.

Principale raison invoquée : le manque de temps nécessaire pour produire ce type de documents professionnels, pour 18,9% des personnes interrogées, qui préfèrent ainsi sous-traiter alors qu'elles ont pour la plupart la solution adéquate en interne.

Plus de 72% des utilisateurs ne connaissent pas la politique d'impression de leur entreprise

Autre point soulevé par l'étude : les politiques d'impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées.

Ainsi,  64,5% des personnes interrogées pensent qu'il n'existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n'en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu'il existe des règles internes relatives à l'impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

Réfléchir avant d'imprimer : une évidence pour seulement 16,6% des entreprises !

Les résultats de l'enquête montrent que seules 16,6% des personnes interrogées confirment que leurs entreprises imposent l'apposition de la mention « Réfléchissez avant d'imprimer », prouvant ainsi une véritable préoccupation pour le problème du gaspillage. Et si 95,2% des collaborateurs suivent ???toujours??? ou ???régulièrement??? ces conseils spécifiques pour les emails, ce n'est généralement jamais le cas pour les autres documents.

« L'impression fait partie d'une problématique écologique globale, que les entreprises ne peuvent plus ignorer et qu'elles doivent impérativement inclure dans leur stratégie pour rester compétitives », note Gérard Bouhanna.

« C'est pourquoi il est essentiel qu'elles trouvent le juste milieu entre les besoins en papier et en toner et le gaspillage, tout en optimisant la productivité de leurs équipes : un véritable challenge pour les années à venir !»

Plus de 70% des utilisateurs privilégient la proximité de l'imprimante à ses capacités

La plupart des personnes interrogées ont au moins deux imprimantes dans leurs locaux ; et dans la majorité des cas, la machine la plus proche est à 2 mètres de leur bureau. Quand on leur demande quelle imprimante ils utilisent, une large majorité (54,9%) affirme utiliser la plus appropriée pour la tâche d'impression. « Cependant, ce n'est pas toujours vérifié dans la réalité », souligne Gérard Bouhanna. « Ainsi 71,1% des personnes avouent utiliser l'imprimante la plus proche pour la quasi totalité  de leurs besoins ».

 La solution idéale ? Une imprimante multifonction, capable de prendre en charge un plus large éventail de formats

A la question « Quel serait le premier changement que vous effectueriez dans le processus d'impression ? », 31,3% des personnes interrogées souhaitent une imprimante capable de prendre en charge différents types de papier. Et pour 28%, l'ajout de capacités multifonctions (imprimante/photocopies/scanner/fax) serait un plus indéniable. Des résultats qui laissent à penser que les utilisateurs en entreprise sont prêts à utiliser davantage leurs solutions d'impression en interne, même si ce n'est pas encore le cas en pratique aujourd'hui.

Oui à la démarche écologique, mais plutôt à la maison !

L'enquête menée par OKI s'est aussi attachée à comparer les habitudes « green » des collaborateurs, à la maison et au bureau. Dans la plupart des cas, les utilisateurs confirment qu'ils recyclent plus facilement le verre, le papier ou le plastique à la maison qu'au bureau.

« L'une des raisons principales à ce problème est probablement le manque d'installations nécessaires sur  les lieux de travail », explique Gérard Bouhanna. Par conséquent, l'importance croissante du recyclage à la maison devrait encourager les efforts sur le lieu de travail, notamment si l'entreprise met en place les processus et les outils pour impliquer ses salariés. Ces derniers sont en effet plutôt sensibles à cet aspect : 78,9% disent prendre en compte la problématique environnementale lorsqu'ils impriment...

Dans l'ensemble, les entreprises et leurs employés ont encore du chemin à parcourir avant d'améliorer significativement les performances de l'impression : « malgré la disponibilité de solutions simples à utiliser qui peuvent considérablement améliorer le rendement de l'impression, le jour où « l'impression intelligente » sera une norme est encore loin », conclut Gérard Bouhanna.

Au total, 1740 répondants à travers 16 pays ont participé à cette enquête.

Parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises uniquement qui sont synthétisés dans ce communiqué.

Toile : www.oki.fr
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