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Bureautique * Perpectives

Vers le bureau sans papier

etude1Comment le concept de “Big Data”(1) ouvre la voie du bureau sans papier. Par Elie Choukroun, Directeur Marketing et Communication, Ricoh France. Communiqué non édité.
"Depuis quelques années, le “bureau sans papier” est un concept qui revient régulièrement sur le devant de la scène. Il s’agit d’un environnement de travail dans lequel le volume de documents physiques produits et stockés par les entreprises serait réduit, voire totalement absent, grâce à la dématérialisation. De récentes études revisitent ces notions et démontrent qu’aujourd’hui un certain nombre de grandes entreprises européennes envisagent le bureau sans papier comme une réalité imminente.

L’enquête Ricoh et The Economist révèle qu’en 2020 les informations non numériques seront complètement obsolètes pour 59% des employés interrogés (2). Toutefois le modèle actuel des entreprises reste toujours fortement lié papier, avec 43 % des processus liés aux documents sensibles sous forme de données imprimées (2).

Il semble évident que le papier ne disparaîtra pas entièrement des entreprises et que les employés auront toujours besoin d’écrire et d’imprimer certains contenus. Il ne fait aucun doute que le concept de “Big Data” modifiera la façon de considérer les informations électroniques, accélérant leur dématérialisation.
Le volume des informations ne cessant de croître (“Big Data”), le recours à la numérisation des processus documentaires constitue un argument de choix car:
  • la plupart des entreprises manque d’espace pour stocker leurs dossiers et leurs archives.
  • dans un contexte économique tendu, les entreprises recherchent activement comment mieux exploiter les bénéfices des données clients pour conduire l’innovation et accélérer la prise de décisions en interne. Les dirigeants d’entreprise ont tous conscience que bien partager les informations est source de profit, facilite la conduite de leur activité et augmente la compétence des collaborateurs.
  • la réduction de la consommation de papier permet aussi aux entreprises de réduire son empreinte carbone.

Pour réussir à travailler dans un environnement sans papier, les entreprises ont besoin d’automatiser leur processus liés aux documents sensibles afin que les informations physiques et numériques cohabitent et soient accessibles d’un seul endroit, à tout moment et à l’ensemble des collaborateurs.
En effet, l’étude Ricoh (2) révèle que les collaborateurs des entreprises européennes passent chaque année plus de 362 millions d’heures à gérer les processus liés auxdocuments sensibles. Malgré cela, seulement 11% de ces entreprises a totalement automatisé leurs processus. Ceci est d’autant plus surprenant si l’on considère qu’en améliorant ne serait-ce que de 10% l’efficacité de leurs processus, les entreprises européennes pourraient augmenter leur profit global d’environ 46 milliards d’euros.

Certaines entreprises innovantes choisissent d’ores et déjà des prestataires partenaires comme Ricoh pour les accompagner dans la dematérialisation et l’optimisation de leurs processus documentaires sensibles. Ainsi, elles affirment leur volonté de devenir une entité plus profitable, plus efficace et sans papier.
Ricoh vient d’ailleurs de lancer son offre d’audit documentaire opérationnel : ADOP afin d’accompagner les entreprises dans l’étude les process et coûts des documents récurrents au sein des organisations (factures, bons de livraison, bons de commandes, etc).

1 Big data (« grosse donnée ») est une expression anglophone utilisée pour désigner des ensembles de donnéesqui deviennent tellement gros qu'ils en deviennent difficiles à travailler avec des outils classiques de gestion de base de données (source Wikipédia)
2 Economist Intelligence Unit. Zones de rupture: l’entreprise au cours de la prochaine décennie technologique. En partenariat avec Ricoh - Octobre 2011. www.ricoh-europe.com/thoughtleadership
3 Coleman Parkes Research – Indice de gouvernance documentaire Ricoh: http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/
www.ricoh.fr
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