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Bureautique * Gestion électronique des documents

Les solutions de traitement documentaire de Konica Minolta pour les notaires

KomiConnect Konica Minolta accompagne depuis de nombreuses années les offices notariaux, en développant une offre adaptée à leurs spécificités métier.
Lors du Congrès des notaires 2015 qui se déroulera à Strasbourg du 10 au 13 mai, le Groupe présentera son expertise en matière de gestion documentaire, dont notamment ses offres de dématérialisation et classification des documents KOMI Connect WinNot (Fiducial) et KOMI Connect iNot (GenApi), ainsi que la nouvelle solution « bizhub LEGAL », qui combine système multifonction, gestion documentaire et services informatiques pour répondre aux besoins spécifiques de chaque cabinet.

Connecteurs KOMI Connect : Comment dématérialiser et classer en toute sécurité vos documents ?

Pour toujours mieux répondre aux besoins de la profession, Konica Minolta a développé, en partenariat avec les éditeurs de logiciels métier Fiducial etGenApi, des solutions et services de traitement du document et de l’information dédiés aux activités notariales.

Les connecteurs KOMI Connect WinNot et KOMI Connect iNotpermettent de rechercher, indexer, classer tous types de documents (actes, annexes, diagnostics, plans, procurations...) dans le logiciel WinNot Expert à l’emplacement souhaité, et ceci, directement depuis l’écran du système d’impression.
Les documents peuvent être stockés dans différents formats, tels que PDF, PDF/A, JPG, TIFF, ce qui permet également de les transmettre directement au MICEN au format adéquat.

Plus besoin de passer par un ordinateur ou de faire des allers-retours vers le poste de travail, cette solution fait gagner un temps précieux aux utilisateurs et augmente leur productivité. Bénéficiant d’une utilisation des plus simples, le classement et la réalisation des tâches administratives en sont d’autant plus facilités.  

Au-delà de la dématérialisation, ces connecteurs permettent également de convertir en un clic les documents dans différents formats (MS Word, MS Excel) pour les modifier ultérieurement, si nécessaire.  

 KomiTrust KOMI Trust : Comment archiver ses documents en toute confidentialité ?

L’archivage à valeur probatoire des documents numériques est essentiel pour les entreprises pour trois raisons fondamentales : la production de preuves en cas de litige, les contrôles fiscaux et sociaux et la protection du patrimoine de l’entreprise.
La législation française requiert en effet que la plupart des documents selon leur nature doivent être conservés pour des périodes variant de 1 à 30 ans dans des conditions qui leur garantissent intégrité et pérennité.

Pour répondre à cela, Konica Minolta propose une offre d’archivage en ligne à valeur probatoire : KOMI Trust. Ce coffre-fort numérique permet d’archiver ses documents de façon externalisée, dans un espace totalement confidentiel. Conforme aux exigences de la norme AFNOR NF Z42-013, KOMI Trust garantit à l’ensemble des documents, intégrité, pérennité et traçabilité. L’archivage externalisé Konica Minolta permet en effet de protéger les données face aux risques de vols, de virus informatiques, de catastrophes naturelles (feu, inondation,…) et de garantir une conservation des données en France.  

De plus, l’accès convivial et intuitif au portail web permet de consulter facilement les documents et attestations. En cas de litige, vous retrouvez rapidement la preuve que vos documents sont authentiques.  

bizhub LEGAL : Comment simplifier le quotidien ?

Chaque office ayant ses méthodes de travail et ses exigences, la nouvelle solution bizhub LEGAL combine intelligemment système multifonction, solutions de gestion documentaire et services informatiques, pour répondre aux besoins spécifique de chacun en termes d'efficacité, de sécurité et de respect des normes applicables.

Elle permet par exemple de bénéficier d’une interface personnalisée du système d’impression multifonction à l’image de l’office et repensée afin de ne faire apparaître que les fonctionnalités essentielles à son activité.
D’autres fonctions sont également apportées par bizhub LEGAL telles que la dématérialisation de documents vers le serveur de fichier, leur océrisation,  leur numérisation au format PDF/A, le cryptage du disque dur …

Les bénéfices sont nombreux : simplicité d’utilisation et convivialité, sécurité et confidentialité des données, gains de productivité, économies tangibles…   

www.konicaminolta.fr 

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