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Distribution et partage des documents papier avec GlobalScan NX

globalscan_nx_800Ricoh lance la dernière version de GlobalScan NX, une solution Ricoh de distribution de documents. Pour les numériser et les  intégrer dans le flux documentaire numérique ou dans la GEIDE de l’entreprise.
GlobalScan NX est une solution logicielle qui permet de scanner des documents et de les envoyer vers une destination définie : les documents peuvent être ainsi archivés ou indexés dans un dossier (Scan-to-Folder), dans un système documentaire (Scan-to-Geide), être envoyés vers une boîte mail (Scan-to-eMail) ou vers un fax.
Avec GlobalScan NX, les utilisateurs ont à leur disposition une interface graphique très simple, spécifique à leur profil, se composant d’icônes interactives et personnalisables – ce qui garantit la bonne numérisation et distribution des documents.

Les icônes peuvent en effet être customisées par type de traitement documentaire, le type de format et la destination peuvent être préenregistrés permettant une numérisation intuitive effectuée en une seule étape. Les documents sont donc numérisés et transmis rapidement, sans problèmes de sécurité, de perte de données ou de destinations erronées.
Des opérations plus évoluées peuvent être définies et laissées aux choix de l’utilisateur : saisie d’index (saisie libre ou sur liste dans champs prédéfinis), choix du format de fichier et conversion texte (PDF Texte/Image, TIFF, JPEG, RTF, XLS,…), multi-destinations, etc.

Trois versions
La solution GlobalScan NX est proposée en version embarquée, directement sur le multifonction (serverless). Celle-ci est adaptée aux petits groupes de travail et répond aux contraintes de réduction des coûts de possession ou TCO (Total Cost of Ownership) auxquelles font souvent face les entreprises.
Il existe des options serveurs : les PME peuvent ainsi administrer efficacement jusqu’à 32 multifonctions avec GlobalScan NX - Business Server. Pour les plus grandes entreprises, Ricoh propose GlobalScan NX - Enterprise Server qui permet d’administrer de façon centralisée un parc allant jusqu’à 750 matériels.
Acquérir GlobalScan NX avec serveur permet d’opérer des traitements documentaires plus lourds (OCR, formats, PDF sécurisés, signature électronique, plug-ins,…), d’avoir des journaux d’activité centralisés, et de bénéficier d’options d’administration avancées. La version Entreprise permet de définir une architecture accompagnant les montées en charge grâce à des serveurs additionnels (load balancing, fail-over).
Pour encore plus simplifier l’usage de cet outil documentaire, GlobalScan NX s’associe parfaitement à une autre solution Ricoh : Card Authentication Package. Celle-ci permet l’identification immédiate d’un utilisateur par lecture de son badge d’entreprise grâce à un lecteur sans contact branché en USB sur le multifonction Ricoh.
GlobalScan NX est le successeur des solutions GlobalScan v.2 et ScanRouter Ex Pro. Il est possible d’upgrader les licences des clients détenteurs de la version GlobalScan précédente.

Bénéfices de la solution GlobalScan NX :

  • Facilité d’usage de l’outil : interface ergonomique, pré-paramétrée, interaction minimum
  • Respect des processus de l’entreprise : authentification, menus selon profil, renseignement de champs obligatoire, intégration documentaire.
  • Economies et rentabilité : meilleur usage des outils d’entreprise (multifonctions, solutions métier,…), réduction des coûts (numérisation vs copie, vitesse communication), partage d’information et de savoir, administration simple et centralisée,…
  • Sécurité : traçabilité/audit, usages et communications sécurisés, support au suivi des normes et législations (SOx, ISO-15489, NF Z 42-013,…).
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