Review Of Print

Login

Bureautique * Logiciels

Konica Minolta optimise les processus documentaires

   Ko Mi ODS    Avec sa nouvelle offre ODS, Konica Minolta optimise les processus documentaires
Améliorer l’accès et le partage des documents stratégiques, sécuriser le patrimoine informationnel et maîtriser les coûts liés à la gestion de l’information, voici les challenges relevés par la nouvelle offre Optimized Document Services (ODS) de Konica Minolta.

Le constructeur aide les entreprises à simplifier leurs processus documentaires (factures clients, factures fournisseurs, commandes, réclamation client, gestion des marchés) pour une meilleure efficacité et un gain de temps.

Pour une meilleure circulation de l’information

Documents entrants, sortants, créés, diffusés, stockés, etc. une multitude d’informations circulent chaque jour au sein des entreprises. Les flux documentaires se multiplient et se croisent entre services mais aussi avec les clients, les fournisseurs et les prestataires.

« La croissance exponentielle du volume de flux documentaires papier et son traitement manuel sont à l’origine de nombreux inconvénients : erreur et double saisie des informations, perte, divulgation d’informations, mais aussi de coûts cachés liés au temps consacré à la recherche de documents ou encore aux coûts de stockage. C’est pourquoi Konica Minolta propose désormais une prestation d’audit de flux documentaires via une étude organisationnelle », explique Daniel Mathieu, Directeur Marketing, Communication et Développement Durable de Konica Minolta Business Solutions France.

Corrélée au cycle de vie du document, la nouvelle offre ODS de Konica Minolta permet d’analyser un processus documentaire en vue de l’améliorer grâce à des outils de dématérialisation, classement, gestion des contenus et archivage.

Les équipes Konica Minolta et Serians accompagnent leurs clients sur ces problématiques fonctionnelles et organisationnelles :

1.     Cartographie des flux documentaires

Les consultants IT procèdent à un audit approfondi des flux documentaires en place dans l’entreprise. L’enjeu est de définir avec précision la nature des différents documents en circulation, leur importance relative dans le fonctionnement de la société, les volumes émis par les différents services mais également les contraintes propres aux différents environnements et la nature des informations concernées.

2.     Circulation et partage des documents fluidifiés
Sur cette base, les consultants IT préconisent des pistes d’amélioration et les solutions à privilégier : organisationnelle (ex : formation du personnel), structurelle (ex : réorganisation des archives), opérationnelle (ex : mise en place d’une gestion collaborative des documents …)

Cas pratique : la facture fournisseur

Un Directeur Administratif & Financier sera notamment plus sensible à un traitement plus rapide des factures, à la réduction du temps passé à leur recherche et aux moyens permettant de fiabiliser le processus pour éviter les risques de paiement de pénalités.
Suite à l’analyse menée par les consultants IT, des solutions seront préconisées en vue d’accélérer la transmission des factures, de réduire les tâches à faible valeur ajoutée ainsi que le risque d’erreurs ou de litiges et celles renforçant la sécurité du processus.

Ainsi, grâce à l’offre Optimized Document Services de Konica Minolta et l’analyse d’un ou plusieurs flux documentaires (factures clients, factures fournisseurs, commandes, réclamation client, gestion des marchés), les entreprises peuvent :
  • faciliter le partage des informations et leur traçabilité,
  • adapter et normaliser les méthodes de travail,
  • préparer et appréhender au mieux les processus de dématérialisation,
  • sécuriser la circulation des documents sensibles,
  • et diminuer les tâches à faible valeur ajoutée.
www.konicaminolta.fr
Joomla SEF URLs by Artio

Review of Print - ROP Media 2012

Top Desktop version