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Ricoh : deux solutions GED spécialisées

   Documind Transport    En partenariat avec Novadys Communications, Inc., Ricoh lance deux solutions spécialisées de Ged : Documind Administrations pour les administrations et collectivités locales, et Documind Transport, pour les acteurs du transport et de la logistique.
Documind Administrations est conçue pour répondre aux besoins des administrations. Cette solution permet en effet d’optimiser la communication avec les administrés grâce à une meilleure gestion de l’information entrante et sortante.

Documind Administrations pour faciliter le quotidien
Grâce à ses multiples fonctionnalités, Documind Administrations facilite la gestion et le partage des documents administratifs essentiels par :
  • le traitement automatique des courriers entrants et sortants
  • le traitement des appels des administrés
  • la consultation et la recherche des documents
  • l’intégration dans la démarche de qualité du service public définie par la Charte Marianne.

Optimiser le traitement des courriers et des appels téléphoniques
Le traitement du courrier est une mission importante pour toute collectivité mais toutefois coûteuse en temps, en papier et en énergie au quotidien.
Documind Administrations permet de gérer précisément les délais de réponses définis dans la Charte Marianne :
  • 15 jours ouvrés pour répondre aux courriers papier et aux suggestions/réclamations
  • 5 jours ouvrés pour répondre aux mails etc.
Avec le connecteur développé par Ricoh, les courriers entrants sont numérisés par date puis affectés aux services concernés. Il devient ainsi possible d’identifier immédiatement les courriers sans réponse. De la même manière, les tâches non traitées dans les délais déclenchent l’envoi d’une alerte mail aux utilisateurs. Documind Administrations offre ainsi une traçabilité complète du processus de traitement des courriers.
Ainsi, auparavant réalisées par des agents, ces actions de traitement seront désormais automatisées permettant un gain de temps et une réduction des coûts.

Une offre adaptée à tous les budgets
L’offre Documind Administrations peut être complétée par des options plus avancées :
  • Signature électronique CDC Fast : la signature en ligne de documents PDF sur la plateforme Fast Parapheur permet de donner la même valeur juridique aux documents numériques que papier, garantissant ainsi leur authentification et leur intégrité ;
  • Modules d’échanges avec les autres administrations CDC Fast : les documents sont conservés et signés électroniquement dans le coffre-fort Arkhinéo (tiers archiveur de la Caisse des dépôts).

Documind Transport : efficacité et réactivité
Documind Transport optimise, automatise et fiabilise la gestion des Bons de Livraison (BL) et des dossiers clients par :
  • le suivi des bons de livraison dès leur émission
  • la dématérialisation automatisée des preuves de livraison émargées
  • un outil unique pour tous les documents clients (BL, factures, courriers…)
  • la mise à disposition des preuves de livraison aux clients
  • l’archivage des documents transverses de l’entreprise.
Comparée à un processus manuel, cette solution rend le traitement de documents plus simple, rapide et économique. Elle donne également accès aux informations des livraisons en quelques secondes et améliore la réactivité des transporteurs face aux demandes des clients.
Documind Transport offre une traçabilité des livraisons qui facilite l’accès aux normes certifiantes qualité telles que : ISO 9001 et SQAS (Safety and Quality Assessment System).

Faciliter le quotidien…Documind Transport offre de nombreuses fonctionnalités :
  • l’import et le classement automatique des documents vierges en cours de livraison ou émis par l’outil métier
  • la numérisation des bons émargés par lots depuis le multifonction Ricoh
  • le classement automatique du bon de livraison dans le dossier client
  • la mise à disposition des preuves de livraison et des bons de commande via un accès web.

Gérer les bons de commandes et les bons de livraisons
Cette solution pratique et performante adaptée au secteur du transport permet une gestion simple et facile des BL de manière sécurisée.
Grâce au connecteur dédié et développé par Ricoh, les documents papiers sont intégrés directement depuis l’écran tactile du multifonction Ricoh dans le système de flux documentaire Documind.
Documind Transport offre également la création de modèles de documents pour la capture automatisée des BL. Cela permet de réduire les délais de facturation.
www.ricoh.fr
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