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Ricoh : Scan&Share Desktop v2

Ricoh, en partenariat avec Nuance, lance une nouvelle version de sa solution Scan&Share Desktop. Cette solution permet d’envoyer des documents papier et électroniques depuis un multifonction Ricoh vers quasiment toutes les destinations.
Scan&Share Desktop permet d’envoyer des documents papier et électroniques depuis un multifonction Ricoh vers quasiment toutes les destinations, mais surtout de capturer, combiner, convertir et partager des documents, quel que soit leur format d’origine.

Dans une période où les entreprises cherchent à rationaliser leurs processus documentaires, la nouvelle version de Scan&Share Desktop permet de rendre la création, l’exploitation et le stockage de documents encore plus simples et intuitifs en créant des flux de travail personnalisés pour améliorer l’efficacité et augmenter la productivité des utilisateurs.
Ricoh et IDC viennent de publier une étudeEtude Ricoh IDC sur la nécessité qu’ont les entreprises de rationaliser les processus documentaires et d’anticiper les risques liés à leur défaillance. Cependant, la rationalisation se heurte à un obstacle majeur : l’incompatibilité entre les documents papier, les PDF et les fichiers d’applications telles que Microsoft® Office. Pour pallier à cela, Ricoh et Nuance ont développé une nouvelle version de leur suite logicielle Scan&Share Desktop.

Scan&Share Desktop v2 est composée de :
  • PaperPort Professional 14 : une solution rapide pour numériser, partager, explorer et organiser ses documents depuis son PC. Il est dorénavant possible de numériser directement au format PDF/A, pour une garantie d'accès à long terme aux documents archivés. Autre nouveauté : PaperPort propose désormais un bureau visuel, qui affiche l'ensemble des documents sous forme de larges vignettes que l’utilisateur peut déplacer et empiler aussi simplement que s'il s'agissait de documents papier, pour une productivité inégalée sous Microsoft® Windows®.
    Grâce à de puissantes fonctions de protection, telles que le chiffrement intégral, l’accès sécurisé et la certification des données, les informations personnelles sont sécurisées.
  • OmniPage Professional 18 : permet de convertir n'importe quel document papier, fichier PDF ou formulaire, en document modifiable sur PC.

La technologie avancée de traitement par flux de travail, la reconnaissance de caractères très précise et la conservation des formatages longue durée d’OmniPage permet d’automatiser tous les travaux de conversion. La solution permet aussi de transformer des documents papier en fichiers éditables, de créer des lots de fichiers PDF ou de recueillir des données saisies dans des formulaires électroniques. L'appellation « PDF » regroupe des fichiers de types très différents : pages numérisées, images incorporées ou autre type de contenus qui, pour la plupart, ne peuvent faire l'objet d'aucune recherche de texte. Pour résoudre ces difficultés, Ricoh et Nuance ont créé l'Assistant eDiscovery pour transformer, individuellement ou par lots, n'importe quel type de PDF en document sur lequel l’utilisateur peut lancer des recherches de texte complètes.

OmniPage Professional offre de multiples avantages :
  • Conversion plus précise, pour une réutilisation rapide de documents
  • Parfaite conservation des mises en page : les documents convertis sont identiques aux originaux.
  • Activation de recherches de textes complètes sur tout document, sans altération du texte existant.
  • Conversion par lots, édition et archivage de documents papier et fichiers PDF.
  • Collecte et conversion automatisées de formulaires et de données.
  • PDF Converter Enterprise 7 : permet aux professionnels de créer, convertir et travailler en équipe sur des fichiers PDF sécurisés grâce à son module de communication.
Avec cette solution, il est possible de modifier directement le contenu de fichiers PDF, aussi facilement que dans un logiciel de traitement de texte.
PDF Converter Enterprise propose la sécurisation et la compression de fichiers PDF, et des outils d’annotation (notes, tampons, légendes, etc.). Il propose également de créer des dossiers complets en regroupant une multitude de fichiers différents, en ajoutant une couverture attrayante, des photos, des graphiques, des fichiers audio et vidéo et même des illustrations 3D pour rendre son document plus attrayant. L’utilisateur peut aussi combiner plusieurs pages d’un PDF sur une seule et même feuille d’un classeur Excel.

En un clic, il est possible d’utiliser les fonctions de création, de conversion et de collaboration les plus fréquemment utilisées. Résultats : des gains de temps considérables et toute la flexibilité d’un format de document universel pour une meilleure productivité et un meilleur échange d’informations. Depuis les applications PC, l’utilisateur peut également créer rapidement des fichiers PDF 100 % compatibles avec tous les programmes PDF du marché, et même des fichiers PDF/A-1b destinés à l'archivage.

Thomas Collins, directeur de la division Solution et IT Services déclare : « Le logiciel "Scan&Share Desktop" nous a particulièrement séduit, notamment par la convivialité de son interface, sa simplicité d'utilisation et par le fait qu’il permette d'enrichir de façon significative les fonctions de numérisation de nos produits multifonctions. La nouvelle version de Scan&Share Desktop répond aux besoins de conversion avancée de fichiers, création, compilation et modification précise de PDF et permet aux entreprises d'améliorer la manipulation et le traitement des documents qui sont au format papier ».

Il poursuit: Nous sommes les seuls sur le marché à distribuer cette suite logicielle complète intégrant les trois produits phare de Nuance: Omnipage pour la conversion de documents, Paperport pour la gestion des documents sur PC personnel et enfin PDF Converter Enterprise pour la gestion et la manipulation des fichiers au format PDF ».
« La première version de ce logiciel, lancée l'année dernière, a connu un franc succès auprès de nos clients. Nous avons pu ainsi acquérir une certaine expertise dans ce domaine qui nous a permis de faire monter en compétence l'ensemble de nos équipes techniques sur ce produit. Nous sommes désormais capables de réaliser de façon autonome l'ensemble des prestations liées à l'installation et au paramétrage, mais aussi de dispenser des formations auprès des utilisateurs. »

Pour conclure : « Nous avons également développé un connecteur "Streamline NX Share" permettant d’indexer l'ensemble des documents numérisés pour les intégrer directement dans Paperport. Nous sommes convaincus que cette nouvelle version de "Scan&Share Desktop" permettra à nos clients d'améliorer davantage la productivité de leurs équipements RICOH en y associant leurs applications métier et leurs flux documentaires".
www.ricoh.fr
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