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PRODUCTION * PERSPECTIVES

Les solutions hybrides, premier pas vers l’e-facturation

   Pitney Bowes    Jacky Petiz, Marketing Manager chez Pitney Bowes Management Services International, s'exprime sur les solutions en matière d’e-facturation. Document non édité.
Les factures papier ne seront probablement pas détrônées d'ici la fin de cette décennie.

Les entreprises européennes ont donc tout intérêt à rechercher des solutions hybrides pour bénéficier des avantages immédiats de la numérisation et de l'extraction des données, et à étudier simultanément la mise en place de la migration vers un futur système d'e-facturation.

Plus de 30 milliards de factures papier sont produites chaque année en Europe (1), la moitié adressée aux consommateurs et l’autre moitié aux entreprises. Or, le coût du traitement d’une facture interentreprises est considérable : 19 € par facture(2) selon les calculs de l’analyse et 13 € pour les moyennes et grandes entreprises de plus de 100 employés selon de récentes études Pitney Bowes.
En améliorant l’efficacité du traitement de leurs factures, les grandes ou moyennes entreprises européennes de plus de 100 employés pourraient économiser 28 milliards d’euros par an, soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenne ! Pour ce segment d’entreprises, qui ne constitue que 3 à 5 % du tissu économique tout en représentant, en moyenne 70 % du chiffre d'affaires du secteur privé européen, cette économie ne nécessite aucun investissement supplémentaire en matière d'infrastructure et ne requiert pas non plus des entreprises qu'elles prennent le contrôle de leur chaîne d'approvisionnement ou qu'elles imposent de nouvelles règles à leurs fournisseurs. Il s’agit d’un potentiel d’économies immédiates, sans conditions préalables.

De nombreux observateurs ont préconisé le passage intégral à l'e-facturation comme étant la solution pour améliorer l'efficacité du traitement des factures et réaliser des économies de 70 %, voire plus. En 2010, le volume des e-factures a franchi pour la première fois, la barre des 2 milliards parmi lesquelles 1,25 milliard de factures interentreprises. Cependant, les coûts supplémentaires liés à la fourniture des données et à l'inscription dans des réseaux d'e-facturation sont trop conséquents pour les millions de PME et TPE. En effet, un passage total à l'e-facturation ne peut être réalisé que lorsque les entreprises sont en mesure de l’intégrer (coûts inclus) à leur chaîne ‘Purchase to pay’ (achat/paiement/facturation/encaissement). C'est sans doute pourquoi l'e-facturation, malgré une croissance constante, ne concerne à l'heure actuelle que 10 % du volume total de factures européennes[3]. Les factures papier ne disparaitront donc pas tout de suite.
La solution consiste à segmenter l’implémentation de l’e-facturation (réception et envoi de factures électroniques et/ou papier) en plusieurs étapes, dans tout ou partie de la chaîne. Une des étapes indispensable étant la numérisation des factures papier et l’extraction des données dès leur réception, laquelle offre des possibilités de réduction des coûts allant jusqu’à 50% (4).

Outre des économies directes, la numérisation des factures à leur réception et l'extraction des données présentent deux autres avantages majeurs pour les entreprises.
  • D’après Paystream Advisors, l’entreprise moyenne ne parvient pas à bénéficier de 50 à 60 % des escomptes offerts par ses fournisseurs car le service de traitement des factures fournisseur n’est pas en mesure de traiter et de payer la facture au cours de la période d’escompte de 10 jours. Pourtant, en instaurant une numérisation à réception de la facture, les entreprises pourraient être en mesure de capter les escomptes pour paiement anticipé négociés lors des achats, qui sont alors 250 % plus avantageux (5).
  • une enquête de PricewaterhouseCoopers montre que grâce au traitement numérique des factures (6), un nombre inférieur de litiges a été constaté, chez pratiquement un tiers des entreprises interrogées. En mettant en oeuvre une stratégie numérique des factures entrantes/factures sortantes, les entreprises améliorent leur transparence financière grâce à un stockage électronique centralisé et accessible, une meilleure qualité de données, des pistes d’audit claires et des reportings précis et ponctuels.
Pour adhérer au principe de l'e-facturation et mettre en oeuvre des stratégies efficaces, les entreprises européennes sont confrontées à un certain nombre de défis parmi lesquels la diversité des types de documents, des formats de données et des canaux de diffusion disponibles, mais également, la compatibilité ou la volonté client (40 %) et fournisseur (38 %) à la mise en place de telles stratégies (7).
Pour surmonter cet obstacle, les entreprises doivent adopter un système capable de traiter cette multitude de types de documents, de formats de données et de canaux afin de basculer leur facturation entrante et sortante au format électronique, grâce à une plate-forme de distribution numérique de leur choix. De plus, en recourant à ce type de solution hybride, les entreprises peuvent s'assurer que les coûts de mise en oeuvre demeurent faibles et profitent aux plus petits fournisseurs de leur réseau.
L'archivage est une autre problématique inhérente au succès d’une stratégie d'e-facturation. Sur le plan pratique, la solution doit pouvoir soutenir l'approche hybride de la facturation pour que toutes les factures puissent être stockées dans un format accessible aux entreprises. Les dispositions réglementaires en vigueur doivent également être prises en compte puisque conformément à la directive 2001/115/ CE du Conseil de l'UE sur la facturation, les États membres sont désormais tenus de reconnaître la validité des factures électroniques et de permettre la facturation transfrontalière ainsi que le stockage électronique. Les différences de réglementation en matière d'archivage des e-factures et des factures papier numérisées soulignent d'autant plus le besoin d'un système de facturation automatisé, capable de traiter les factures numérisées comme les e-factures, afin de satisfaire les diverses exigences réglementaires tout en gagnant de l'espace et en rationalisant les processus opérationnels.
Si les données ne sont pas numérisées et qu'elles sont conservées uniquement sur papier, le risque de perte ou de dommage pourrait nuire aux procédures de conformité des entreprises. La majorité des entreprises pratique encore à 82 % l’archivage papier des factures. Un chiffre en hausse depuis 2005, or plus de la moitié des entreprises stockent leurs factures pendant 10 ans ou plus.
Le rythme d'adoption des technologies tend à être surestimé au début, puis sous-estimé par la suite car il existe un décalage important entre la commercialisation et l'essor réel de la technologie. Il en va de même pour la facturation électronique : cette solution est proposée depuis une quinzaine d'années, or elle représente actuellement moins de 10 % du marché global de la facturation. Ce chiffre ne peut qu'augmenter, mais aucune prédiction ne peut être faite sur son adoption totale.
En attendant l’avènement de l’e-facturation, les entreprises doivent ainsi s’assurer qu’elles disposent de systèmes hybrides capables de traiter le format électronique comme le format papier, si elles veulent gérer la transition vers le numérique au fil de l’évolution du marché.

  1. Billentis, E-facturation en Europe, février 2009
  2. Celent, Facturation papier et paiement, 2006.
  3. Billentis, E-facturation en Europe, Etude de marché et prévisions sur le marché européen, février 2010
  4. Selon les études utilisateurs de Pitney Bowes
  5. Ibid  
  6. PricewaterhouseCoopers, Etude sur l'adoption de la e-facture dans les entreprises et les difficultés rencontrées, 14 mai 2008.
  7. PricewaterhouseCoopers, Etude sur l'adoption de la e-facture dans les entreprises et les difficultés rencontrées, 14 mai 2008
Toile : www.pitneybowes.fr
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