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PRODUCTION * PERSPECTIVES

Ricoh : l''importance stratégique de la gestion documentaire

marches2L'étude menée pour Ricoh en Europe démontre que les dirigeants négligent souvent l'importance stratégique de la gestion documentaire.
Ricoh publie aujourd’hui les résultats d’une étude européenne menée auprès de
décideurs de grandes entreprises à propos de la thématique documentaire. Cette
enquête démontre que les dirigeants européens négligent souvent l’importancestratégique du document et notamment de la responsabilité de la gestiondocumentaire au détriment des résultats et de la réactivité de leur entreprise.

Une stratégie documentaire souvent mise de côté

Réalisée par le bureau d'études indépendant Coleman Parker Research, cette étude nous apprend qu’en Europe l’enveloppe annuelle allouée par les entreprises à la gestion documentaire représente plus de 14 milliards d’euros. Certaines entreprises dépensent jusqu'à 5% de leur chiffre d'affaires annuel sur ce poste, et seulement un peu plus du tiers (39%) a mis en place une stratégie de management documentaire.
La solution serait de mettre en place ou d'outsourcer la stratégie documentaire qui permettrait à l’entreprise de réduire de manière significative ses coûts et son empreinte écologique, d’augmenter sa sécurité, de simplifier les procédures et consolider ses résultats à court et moyen termes. Les dirigeants d'entreprise seraient ainsi en mesure de se concentrer davantage sur le développement de leur activité.

Bénéfices d’une gestion documentaire efficace

77% des cadres supérieurs interrogés reconnaissent que la gestion documentaire de leur organisation est souvent sporadique et peu contrôlée, générant de fait des charges importantes.
La gouvernance documentaire se définit comme les moyens grâce auxquels une entreprise gère ses  documents. Elle sous-entend une gestion effective des charges, de la technologie, de la durabilité et de la sécurité des documents à travers toute la chaîne opérationnelle.
Seulement 38% d'entre eux vérifient "quelquefois" les coûts liés au document et 17% n’y prêtent jamais attention. Si l'on considère qu'il est possible de réaliser jusqu'à 30 d'économies sur ce poste, les résultats montrent que la mise en place d’une stratégie documentaire pertinente représente un avantage concurrentiel important en termes économiques et écologiques.
L'étude a également permis de définir que la responsabilité en matière de gestion documentaire est décentralisée et dispersée. 57% des interrogés attribuent la gestion du document à quelques collaborateurs identifiés et 61% affirment qu'une partie de cette fonction est répartie entre plusieurs directions (DRH, Services généraux, les opérations et le marketing).
Un management centralisé et des procédures clairement établies permettraient d’avoir une
stratégie de gestion documentaire pertinente et simplifiée, augmentant de fait la productivité
des employés, une circulation sécurisée des informations et permettant aux directeurs de
pouvoir concentrer leurs efforts pour la croissance de leur entreprise.

Michel De Bosschere, CEO de Ricoh France, affirme : “Bien que la conjoncture économique actuelle incite les dirigeants d'entreprise à rationaliser leurs activités, un grand nombre de sociétés permettent à leurs services d'impression, de photocopie ou de fax de fonctionner sans aucun contrôle. Il est inquiétant de constater que, malgré la prise de conscience de ses avantages immédiats, la majorité des entreprises européennes n’a pas de stratégie de gestion documentaire. Sous-estimer les risques encourus peut aboutir à des dépassements de budgets, à une réduction de la productivité, à des failles en matière de sécurité et à une empreinte carbone élevée. Les dirigeants doivent prendre conscience de ce poste souvent négligé en nommant un responsable et en considérant les avantages stratégiques immédiats et à plus long termes pour leur entreprise. L'expertise Ricoh peut apporter une vraie valeur ajoutée en garantissant une réponse globale aux besoins documentaires de chaque département de l'entreprise."

Contexte de l’étude

Entre juin et juillet dernier, les responsables de l'étude ont mené des entretiens avec  311 dirigeants (DG et équivalents) en charge de toute ou partie de la gestion documentaire de leur entreprise.
Les tendances et problématiques étudiées sont les suivantes:
  • Management et fiabilité du document
  • Gaspillage/déperdition et les inefficacités
  • Prise de conscience environnementale
  • Sécurité
L’étude à ciblé PME et grandes entreprises européennes issues du secteur des finances, des
services, des télécommunications et des médias (Belgique, France, Allemagne, Italie, Espagne, aux Pays-bas et au Royaume-Uni).
Les résultats mettent en parallèle la vision des dirigeants à propos de l’impression et les démarches de croissance et de performance de leur activité. L’étude a ainsi traité des problématiques de coûts et de risques ainsi que les enjeux relatifs à l’impression en entreprise.
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