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PRODUCTION * REPORTAGES

Newworks améliore sa productivité avec Enfocus

   Newworks (vitrine)    Newworks a vu ses processus opérationnels métamorphosés par la mise en œuvre d’Enfocus Switch. Ce qui a permis à l’entreprise parisienne de gagner du temps et d’augmenter sa productivité. Communiqué non édité.
Newworks assure des services de gestion documentaire 24h/24, 7j/7, via des agences ou par internet, à une clientèle française et internationale. Ses prestations vont de l’impression de documents petit ou grand format, à la mise en place de portails de webimpression en passant par la numérisation chez le client ou externalisée.

L’équipe de production de Newworks fonctionne en trois-huit, avec des coordinateurs pouvant accueillir clients et prospects de jour comme de nuit. « Nous sommes rompus à la gestion des situations les plus complexes, sous des délais extrêmement courts. Notre but est de toujours rencontrer les attentes très élevées de nos clients », dit Christophe Dollez, responsable de l’informatique et du prépresse.

Dans un environnement de production aussi exigeant, Newworks s’est trouvée confrontée à un certain nombre de défis tels que l’harmonisation des procédures prépresse, la recherche de gains de temps potentiels dans le traitement des fichiers, l’interconnexion de portails Web B-to-B et B-to-C, l’amélioration du système de production et de facturation, et la liaison directe avec les clients. Résolue à prendre le taureau par les cornes et à rationaliser ses processus, la société a décidé d’investir dans Enfocus Switch, et de combiner le flux avec Enfocus PitStop Server, Enfocus PitStop Pro, Quite Hot Imposing et Adobe CS5.5.

 Newworks (bureau)

Défis à relever

Avant de trancher, Newworks s’est livrée à une revue approfondie des solutions disponibles sur le marché : « Nous en avons évalué plusieurs, pour finalement retenir Switch eu égard à sa grande flexibilité et à sa parfaite compatibilité avec les solutions tierces. L’un des critères essentiels était que Switch allait nous permettre de partir de zéro pour bâtir une solution sur mesure, personnalisable en fonction de nos besoins spécifiques », dit Christophe Dollez.
« Le devisage était l’un de nos problèmes récurrents. Nos chargés de projets qui établissaient les devis ne possédaient pas les outils nécessaires pour savoir exactement combien de temps un travail allait prendre. Résultat : des devis parfois imprécis, aussi bien au plan de la durée d’exécution que du coût », explique-t-il.
« Le but était de créer un flux de travail automatisé, où tous les contrôles et les tâches s’exécutent automatiquement et où les résultats du contrôle en amont sont rapportés au chef de projet. Il a ainsi une meilleure compréhension du temps qu'une production va prendre et de ce qu’elle implique, et, de là, il peut établir un devis plus juste. Par exemple, la production a été standardisée autour de spécifications sectorielles telles que la SheetCmyk_1v4 du GWG. »

Grâce à cette automatisation poussée, Newworks peut prendre en charge facilement et aisément n’importe quel type de fichier envoyé par les clients : Excel, Word, PowerPoint, InDesign, Illustrator, Photoshop, etc. Switch est utilisé essentiellement pour certifier les fichiers entrants, en faire rapport via PitStop et automatiser le stockage des fichiers de production sur les serveurs. Newworks automatise à présent la gestion, la certification et le traitement des fichiers, la prise en charge des tailles de fichier non standard, et la génération des fonds perdus.

La société a en outre développé une interface en Java J2E pour connecter Switch à ses systèmes, avec des échanges via des scripts JavaScript et VBScript, des transformations XLST et des métadonnées XML. Explication de Christophe Dollez : « Ces tâches n’étaient pas possibles auparavant, car elles impliquaient un lourd travail manuel. Raison pour laquelle nous avons décidé d’accentuer l’automatisation. »

Une intégration aisée qui procure des gains immédiats
Newworks engrange d’importants gains de temps depuis le déploiement de Switch. « Switch crée des procédures de travail fluides et homogènes. Il facilite le reporting sur les fichiers des clients et améliore la réactivité et la productivité. Il automatise les tâches les plus chronophages et les moins porteuses de valeur ajoutée », explique Christophe Dollez.

Christophe Dollez se dit impressionné par la facilité avec laquelle les solutions Enfocus peuvent être maîtrisées et exploitées : « Tout le monde a été d’emblée emballé. Pendant la formation interne, il est apparu immédiatement que les solutions allaient réellement nous aider dans la routine quotidienne. Nous avions hâte de les utiliser ».

Christophe Dollez tire également profit du site Enfocus Crossroads (www.crossroads-world.com), qui soutient et fédère utilisateurs, fournisseurs et intégrateurs de solutions d’automatisation. « Un outil comme Enfocus Crossroads est particulièrement précieux pour expliquer à l’utilisateur final ce qu’est l’automatisation et quels atouts elle procure. »

 Christophe Dollez (Newworks)

Amélioration de la productivité

Les solutions Enfocus offrent un certain nombre d’avantages qui ont une incidence positive sur l’activité, mais Christophe Dollez pointe tout particulièrement l’automatisation totale du site e-commerce de Newworks, dédié aux cartes de visite. Celle-ci a permis de diminuer le travail manuel des opérateurs et d’augmenter la productivité : « Avant, l’opérateur passait plusieurs heures à contrôler, télécharger et imprimer les commandes. À présent, Switch le prévient qu’une nouvelle commande a été passée via une alerte dans SwitchClient, et le travail est redirigé vers l’imprimante ou la presse qu’il a choisie ». Il conclut : « La productivité a été fortement améliorée, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur le service à la clientèle ».

www.newworks.com
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