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PRODUCTION * REPORTAGES

Toshiba accompagne TNT dans sa gestion de documents

DocWay logoTNT a choisi l’offre DocWay de Toshiba pour auditer et optimiser sa production de documents
Toshiba TFIS, entité du groupe Toshiba dédiée à l’activité de gestion de documents, annonce que TNT, leader européen dans le transport express de colis a sélectionné son offre DocWay dans le cadre d’une consultation.
En avril 2008, TNT décide de mettre en œuvre un projet de rationalisation des impressions au niveau du groupe, qui s’inscrit plus largement dans un programme de développement durable et de sensibilisation à la surconsommation et à ses effets intitulé « Planet Me . Pour aller plus loin, la direction lance un appel d’offre en juin 2008 sur l’audit et l’accompagnement d’un projet de rationalisation des impressions, qui concerne dans un premier temps, le siège du groupe basé à Lyon, puis dans un second temps, les directions  régionales. L’offre DocWay est sélectionnée. L’offre DocWay est une démarche novatrice de conseil et d’accompagnement qui a pour ambition d’aborder la problématique globale du document dans l’entreprise. Articulée autour de 10 modules complémentaires, elle permet de répondre de façon individualisée à toutes les attentes et objectifs du client. Qu’il s’agisse d’audit organisationnel, énergétique ou économique mais aussi d’accompagnement dans le changement ou de communication, les consultants certifiés DOCWAY agissent en véritables maitres d’œuvre des projets auxquels ils sont associés. L’équipe DOCWAY  qui existe maintenant depuis près de 10 ans ne se borne pas à réaliser le traditionnel audit de parc d’impression pour proposer des préconisations de matériels d’impression moins chers !
Dans le cas de TNT, les équipes Toshiba sont intervenues auprès de chaque service pour comprendre leurs activités et identifier précisément les besoins implicites et explicites des collaborateurs. La synthèse réalisée a permis de décliner des profils utilisateurs puis des profils organisationnels.
A la suite des recommandations de Toshiba, la direction de TNT a décidé de remplacer les 195 points d’impressions du siège de TNT par 25 multifonctions Toshiba et de conserver une dizaine d’imprimantes pour des dirigeants et le comité d’entreprise.
Une campagne de sensibilisation en interne sur l’impact des impressions dans l’entreprise a été menée début décembre 2008 pour informer et préparer le personnel à l’arrivée des multifonctions ; puis fin décembre à l’arrivée des nouveaux outils, les utilisateurs ont disposé de deux mois pour se familiariser avec les machines, positionnés uniquement en mode copieur dans un premier temps. La  formation proprement dite pour connaître les fonctions propres à améliorer le travail quotidien ( impression, PC fax et scan), a été séquencée pour permettre à chacun de se les approprier.
Les atouts de ce projet sont visibles à plusieurs niveaux : gain d’espace, suppression des outils fax, gestion simplifiée pour les administrateurs et les acheteurs qui ont beaucoup moins de références à gérer…et bien sur économie substantielle et baisse globale de la consommation de papier et de toner ! Et désormais, le siège de TNT dispose de statistiques hebdomadaires de manière à anticiper les dérives de fonctionnement ou de consommation.
Comme le fait remarquer Dominique Nauche : « Au-delà des économies réalisées lors de la suppression des points d’impression, nous avons pu opérer une réelle responsabilisation des utilisateurs en interne et développer une véritable relation de confiance autour du développement durable. Aujourd’hui, tout le monde est content et gagnant !
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