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Etat des lieux sur la gestion des copies et des impressions

Vers l’impression 4G

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Comptabiliser les copies et les impressions est pour toute entreprise un concept désormais intégré. Amorcé au début des années 2000, la démarche de savoir combien coûte la production de documents a petit à petit évolué pour se mouvoir désormais en un autre concept, plus large, la gestion et la rationalisation d’un parc d’imprimantes. Un petit historique est nécessaire pour comprendre les nouveaux enjeux.

Dans les années 80, on utilisait des imprimantes pour imprimer et des copieurs pour faire des photocopies. Deux types d’équipements bien distincts. Les copieurs n’étaient pas connectés et les imprimantes réseau en étaient à leurs balbutiements. L’avènement des réseaux, puis l’arrivée de machines capables d’imprimer, de photocopier, de scanner et de faxer, c’est à dire des équipements multifonctions ou encore MFP a considérablement changé la donne.

cPad_MFPL’achat d’imprimantes était le domaine du service informatique, l’achat des copieurs était celui des services généraux. L’arrivée des MFP a conduit à centraliser les achats vers les DSI. Lesquels ont reçu peu à peu des missions économiques : gérer le parc d’imprimantes et de copieurs. C’est à dire, à minima, connaître les quantités de pages produites et multiplier le total par un prix moyen pour obtenir le coût global des impressions. Des logiciels spécialisés sont apparus pour faciliter cette comptabilité. Ils comptaient et enregistraient les résultats dans une base de données pour ensuite produire des rapports.

 

Fait remarquable, le comptage, voire la limitation par quota des photocopies est une fonction que nombre d’entreprises, de collectivités et d’établissements scolaires ont mis en place au milieu des années 70 avec une extension possible vers le paiement des copies. Tous les étudiants ont sans doute dû glisser leurs pièces dans le monnayeur pour photocopier leurs cours. Curieusement, si payer des copies était entré dans les mœurs, payer pour des impressions n’était pas monnaie courante.

Près de 30 ans après, où en est cette fonction ? Compter les pages et produire des rapports est devenu la base incontournable, mais insuffisante, de tous les logiciels spécialisés du marché. D’autres fonctionnalités, bien plus intéressantes pour l’entreprise, ont vu le jour. Les MFP sont des équipements partagés et mutualisés par des groupes d’utilisateurs et cela a crée des besoins nouveaux.

classeurAujourd’hui on parle de gestion au sens large, gestion économique (les achats), gestion financière (combien ça coûte), gestion comportementale (comment sont utilisés les machines), gestion environnementale (énergie et C02) et comment on peut mettre en équations toutes ces données pour obtenir des informations précises et détaillées qui vont permettre aux DSI et responsables d’exploitation de travailler sur un triptyque désormais bien établi : Mesurer, savoir, décider, résumé dans un acronyme MPS pour Managed Print Services

Mais curieusement on est surpris encore aujourd’hui de voir des entreprises qui ne savent pas combien d’équipements ils ont en parc. Le chemin est encore long et le marché des solutions MPS reste en devenir.

La société Cartadis, conçoit et vend des solutions autour du paiement des documents. Paiement des copies depuis 1974 à l’aide d’un monnayeur et évolution ensuite vers des modes de paiement plus sophistiqués comme les cartes magnétiques pré chargées, puis les cartes à puce électronique, les paiement avec une carte de crédit et en 2010 paiement à l’aide des cartes Moneo. Fournisseur depuis toujours de toutes les grandes marques, Canon, Ricoh, Konica Minolta, Toshiba, Xerox, qui mieux que Cartadis pouvait concevoir un logiciel capable à la fois d’offrir toutes les solutions de paiement et toutes les fonctions que le marché requiert désormais. Connaître tous les mécanismes des imprimantes et copieurs et être sur ce marché depuis 35 ans ont été des avantages clef pour l’élaboration du logiciel destiné à gérer tous les parcs client. GESPAGE et né en 2002 sur une base Linux et se décline aujourd’hui dans une version Windows qui, grâce à une architecture totalement inédite va devenir une référence affirmée.

Les soucis du DSI d’aujourd’hui ne sont plus simplement de connaître combien les impressions et les copies ont coûté mais de fixer un budget d’avance et de ne pas y déroger. Connaître la manière dont les utilisateurs impriment et pouvoir leur apporter une souplesse en leur permettant d’imprimer là où ils le souhaitent grâce à l’impression à la demande, ou de leur permet d’imprimer depuis leur smartphone, le tout en contrôlant les coûts. Coté technologie, l’application doit être simple à installer et à maintenir et ne pas être gourmand en ressources système. C’est ce qu’offre Gespage de Cartadis, la solution de gestion des impressions de 4éme Génération

Gains de

Gestion

Garantis avec

Gespage

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