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LE DOCUMENT DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

LA SANTE, UN SECTEUR EN PLEINE MUTATION

L'évolution du secteur de la santé est l'un des enjeux majeurs de la politique de modernisation des structures publiques. Cette modernisation concerne autant le milieu hospitalier que les caisses d'assurances maladies, ou les caisses d'allocations familiales. Les défis à relever sont nombreux. Modernisation des organisations, amélioration de la gestion, réduction globale des coûts sont aujourd'hui en cause. La santé doit gagner en productivité et en efficacité dans toutes ses dimensions.


Un domaine est particulièrement concerné : celui de la gestion et de la production des documents de la santé. Ils sont les vecteurs de communication et d'information pour l'ensemble des acteurs de la santé, pour les patients et pour les assurés. Ils sont aussi les supports du fonctionnement des organismes. Ces documents, en accroissement constant, engendrent des coûts très importants pour vos caisses ou vos établissements.

LES CHIFFRES DE LA SANTE EN FRANCE

Des sommes très importantes sont affectées au fonctionnement du secteur de la santé. Notre taux de dépenses est le plus élevé d'Europe. On sait moins que le taux de remboursement, en revanche, est inférieur au taux moyen européen qui est de 85%. Le déficit de la sécurité sociale ne parvient pas à se résorber. La rationalisation des dépenses du système de santé est donc au cœur des objectifs du gouvernement pour les années à venir.
«  Le budget de la Sécurité sociale plonge dans le rouge. Le gouvernement a présenté jeudi 1er octobre un budget de la Sécurité sociale en 2010 en déficit de 30 milliards d'euros. Il a confirmé la hausse du forfait hospitalier et le doublement de la taxation de l'intéressement.
Face à l'ampleur de ces déficits, le gouvernement, qui n'envisage pas d'utiliser des leviers comme la hausse de la CSG (un point valant près de 10 milliards d'euros), semble démuni. Côté dépenses, il confirme le maintien de la majoration de durée d'assurance-vieillesse, qui restera la plupart du temps accordée aux mères, et renvoie à 2010 les décisions sur la retraite.
C'est donc la branche maladie, la plus déficitaire, qui fera le plus d'efforts. Et cela, même si, pour une fois, les dépenses de santé sont quasi conformes au budget voté pour 2009, avec un dépassement limité à 300 millions d'euros. Pour 2010, le gouvernement prévoit une augmentation de 3 % du budget assurance-maladie, ce qui suppose, pour contrebalancer l'impact du vieillissement de la population sur les dépenses de santé, de faire 2,2 milliards d'euros d'économies. » Extrait de l'article de Nathalie Birchem, Octobre 2009. Journal La Croix.

LES ENJEUX DU SECTEUR DE LA SANTE

La refonte du système de la santé est une nécessité structurelle. Elle va se traduire par plusieurs transformations profondes. Des agences régionales de santé vont être transformées. Vos cadres budgétaires vont être redéfinis. Vos établissements devront mettre en place des dossiers d'accréditation, qu'il faudra produire dans des délais optimaux.
La carte de santé est utilisée pour tenter de réguler les dépenses.
Le tout dans un environnement qui ne cesse de se complexifier : tous les huit ans en moyenne, les connaissances médicales doublent et les spécialités médicales augmentent.

CIRCUITS D'INFORMATION DES ACTEURS DE LA SANTE

Les différents circuits d'information des acteurs de la santé vont dès lors devenir plus denses et plus complexes. Les prestataires de la santé seront les acteurs principaux du nouveau dispositif, même si les patients restent une priorité.
C'est une responsabilisation plus forte des caisses et des établissements hospitaliers et, parallèlement, des obligations plus grandes à l'égard des différents intervenants.

ENJEUX DE L'INFORMATION POUR LE SECTEUR DE LA SANTE

L'information devient un facteur clé de la réforme du secteur de la santé. Des feuilles de résultats d'examen bien construites, lisibles et disponibles rapidement permettent la bonne orientation du patient vers les services qui doivent le prendre en charge en vue d'examens complémentaires ou d'interventions.
En établissant de façon claire, rapide et pertinente les documents tels que les factures et les descriptifs de prestations, les médecins et les hôpitaux peuvent améliorer la performance des organismes d'assurances.
En outre, il est important pour les médecins de pouvoir actualiser leurs connaissances et échanger avec des spécialistes étrangers.
Enfin, la qualité des dossiers d'accréditation sera un élément important de la gestion des établissements.

LA PRODUCTION DE DOCUMENTS DANS LE MONDE DE LA SANTE

Comment se structure la production de documents dans le monde médical ?

  • - 90 % de la production est réalisée en externe.
  • 10% de la production seulement est réalisée en interne.

Ce dernier chiffre, très faible au regard des besoins en documents, s'explique notamment par la forte concentration de la production en certains lieux. Les feuilles de maladie, par exemple, sont toutes produites par quelques imprimeurs en France.
Dans les 10 % de la production interne, un constat : la couleur est rarement présente.

L'UNIVERS PROFESSIONNEL SATURE PAR LES DOCUMENTS

Les documents du secteur de la santé appartiennent à deux grandes familles. D'une part, les documents liés au processus de suivi du patient : factures, décomptes pour les organismes de prestations, mais aussi mailings ou relevés d'examens. D'autre part, les documents liés au processus de gestion des établissements comme les circulaires de fonctionnement interne, les manuels d'utilisation des matériels ou encore les documents de recherche, les payes, et les factures.

LES MODES DE PRODUCTION DES DOCUMENTS

Quels supports sont utilisés aujourd'hui pour tous ces documents ?
Le papier et le numérique se côtoient. Il n'y a pas de hiérarchie de valeur entre ces deux types de supports. Chacun présente des avantages et a sa raison d'être. L'objectif pour chaque établissement est de faire cohabiter intelligemment le papier et le numérique pour rendre les documents efficaces, de qualité, opérationnels, au service de l'utilisateur et, bien sûr, du patient ou de l'allocataire.

CONTRAINTES DU DOCUMENT DANS LE SECTEUR DE LA SANTE

Plusieurs contraintes majeures affectent la production des documents dans le monde de la santé.
En premier lieu on trouve la réglementation, qui devient de plus en plus pesante, et qui s'alourdira encore avec les dossiers d'accréditation des établissements.
Ensuite, il est à noter que des changements fréquents affectent les pré-imprimés. C'est le cas par exemple lorsque apparaît une nouvelle thérapeutique. La création de nouvelles matrices rend ainsi immédiatement obsolètes les précédentes.
Troisième contrainte : la lenteur de la diffusion des documents de recherche. Faute de moyens économiques et de moyens de diffusion rapide, la recherche française est pénalisée par rapport à celle d'autres pays.
Parallèlement, la production de documents est de plus en plus volumineuse. Et elle n'est pas toujours produite à bon escient. C'est le cas par exemple lorsque doit être imprimé tout un listing pour ressortir un seul chiffre demandé par l'économat. Même si l'augmentation du volume de documents a des aspects bénéfiques, elle engendre un surcroît de travail et de coûts, mais aussi un haut niveau d'obsolescence.
Enfin, les utilisateurs deviennent de plus en plus exigeants. Une gestion mal conduite de la production de documents a un impact négatif sur les acteurs de la santé et sur les patients. Un document imparfait, comportant des erreurs, délivré avec retard est une source majeure d'insatisfaction pour le patient. Le Document est donc « Janus » aux deux visages.
Sa maîtrise est essentielle pour que la santé se développe sans explosion parallèle des coûts.
« L'Industry Market » de la santé est le pilote de ce voyage sous contrôle.

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