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L'impression à la demande : un levier de productivité

GESTION ET MAITRISE DU DOCUMENT

Aujourd'hui, une entreprise peut améliorer sa productivité, voire accroître son profit par la gestion et la maîtrise de son processus de production documentaire.
C’est une démarche qui se construit autour de technologies numériques choisies pour améliorer les coûts, les délais, la qualité et donc gagner en efficacité.
C'est pour optimiser ce " triangle critique " que Xerox a mis au point une véritable mutation technologique du processus de production à travers l'impression à la demande et ses différentes composantes.
 
DE L'IMPRESSION TRADITIONNELLE A L'IMPRESSION A LA DEMANDE

Une fois la phase de création et de composition du document achevée, le métier de l'impression, au sens traditionnel du terme, se caractérise par la succession de trois étapes essentielles : l'impression elle-même, le stockage (c'est le Print to Stock) et, enfin, la diffusion.
Le concept d'impression à la demande (le Print on Demand) se caractérise entre autre par l'inversion entre la première et la dernière étape, et la quasi suppression de la deuxième. Il s'agit d'abord de stocker électroniquement les documents à produire, puis de distribuer sous forme numérique cette information pour enfin passer à la phase finale d'impression.
Autour de ce principe central, initié il y a une quinzaine d'années à travers les premières imprimantes laser de production, Xerox a développé 3 concepts complémentaires clés. Il s'agit de l'impression sur mesure, le Print for One, du processus “ Distribuer puis Imprimer ”, le Distribute and Print, et, enfin, le Juste à Temps, ou le Just in Time.
Ces concepts répondent aux besoins des entreprises en matière d'impression et accompagnent les grandes tendances actuelles. Car tout le monde cherche aujourd'hui à réduire la longueur des tirages, à supprimer les stocks, mais aussi à personnaliser des documents issus d’une base de gestion documentaire ou à intégrer de la couleur d’accompagnement ou quadrichromie. Sont revendiqués aussi les multi-finitions en ligne des documents produits.
 
L'IMPRESSION A LA DEMANDE     

Ainsi, fournir la bonne information, au bon destinataire, dans la bonne quantité et dans la forme la plus pertinente : voilà les quatre objectifs de l'impression à la demande.
Le document, une fois créé sur ordinateur, va être stocké dans un répertoire électronique. Il y reste accessible à tout moment pour une mise à jour. Lorsqu'il doit être distribué, il est imprimé dans la quantité exacte requise pour le destinataire précis.
Le phénomène “ à la demande ” correspond en fait à une évolution naturelle de notre mode de vie. Internet a anticipé sur l'idée d'information à la demande. On parle aussi du DVD à la demande : un mélomane pourra disposer au moment où il le souhaite de plusieurs morceaux sélectionnés sur un disque donné. Quant aux téléspectateurs, ils peuvent déjà choisir et composer quand ils le veulent un programme disponible sur satellite : la télévision à la demande n'est plus un mythe.
 
L'IMPRESSION SUR MESURE

Revenons à l’impression à la demande et penchons-nous sur son premier pilier, le "Print for One".
C'est l'impression sur mesure. C'est à dire la possibilité d’élaborer électroniquement un document qui peut, à l’extrême, être unique, puis de le diffuser, dans la forme souhaitée, aux destinataires concernés. Ceci tout en bénéficiant pleinement des outils de production.
Prenons quelques exemples.
L'industrie automobile a cherché, pour se différencier de ses concurrents, à personnaliser ses modèles à l’intérieur de ses gammes. Par ses options, sa motorisation et sa finition, chaque modèle s'adresse aux besoins spécifiques de chaque client. Seules les notices restent standard. Mais des constructeurs se penchent sur la possibilité d’offrir des notices correspondant aux spécificités exactes du modèle de véhicule choisi.
Futur ou déjà réalité ? Aujourd’hui, plusieurs constructeurs informatiques fournissent à leurs clients le manuel technique personnalisé correspondant aux spécificités du matériel acheté. Et c’est le bon de commande du client qui déclenche la production personnalisée de cette documentation. Une production compte plusieurs milliers d’exemplaires personnalisés par jour !
 
DISTRIBUER PUIS IMPRIMER        

Le deuxième pilier de l'impression à la demande est le concept de "Distribute and Print", c’est-à-dire distribuer puis imprimer. En d’autres termes, c’est utiliser les réseaux internes et les réseaux de télécommunication existants pour transporter et transmettre un document. Ceci quelle que soit sa taille, à n'importe quel endroit de l'entreprise ou du monde, avant de l'imprimer sur le matériel le plus adéquat.
Les délais de transmission peuvent ainsi être ramenés de plusieurs semaines à quelques heures, voire quelques minutes. Le stockage et le transport physique sont également supprimés.
Aujourd'hui, en terme de volume, il est intéressant de noter que 40 % des documents précédemment stockés sont ensuite acheminés par transport routier, 40 % l'étant par bateau et 20 % par avion.
A titre d’exemple, n’est-il pas étonnant qu’un agent d’assurance puisse recevoir jusqu’à 2 tonnes de documents ? On peut dès lors facilement imaginer les gains possibles aussi bien en argent qu'en temps et en réactivité.
 
LE JUSTE A TEMPS    JUST IN TIME

Enfin, examinons le 3ème pilier de l'impression à la demande : le "Juste à temps". Concrètement, cela signifie que le document électronique peut être modifié jusqu'à la dernière minute avant sa phase d’impression.
Bien sûr, cela parait simple et évident. Et pourtant, cette souplesse est nouvelle et apporte une réelle valeur ajoutée au regard des systèmes de reprographie ou d’offset traditionnels. C’est par exemple la possibilité, pour une collectivité territoriale, de modifier les documents des commissions budgétaires jusqu’à la veille de leur remise aux élus .
C’est encore, pour un groupe financier américain, la liberté d’intégrer, jusqu’à minuit, à New York, les toutes dernières nouvelles données boursières. Le prestataire chargé de l'impression lance une minute plus tard sa production d’impression vers 80 DocuTech réparties sur tout le territoire américain et connectés au réseau IPN. Les 2 500 destinataires abonnés recevront à 07 heures 30, à leur domicile, ou à leur bureau, le document finalisé quelques heures auparavant à plusieurs milliers de kms.
Le document devient fiable et aisément actualisable. L'organisation réduit ses coûts tout en améliorant ses délais de communication et la qualité de son information. Elle gagne en efficacité.
 
LES COUTS CACHES DE L'IMPRESSION

Au-delà des réelles économies de coût liées à la diminution de la manutention, à la réduction ou l’élimination des stocks et donc du gaspillage, les différentes facettes de l'impression à la demande posent des enjeux d’amélioration de productivité souvent insoupçonnés.
Une société mondialement connue pour sa haute technologie satellitaire n’a pas pu répondre dans les délais impartis à un appel d’offre international car elle ne maîtrisait pas la mise en forme documentaire complexe nécessaire. Le document n'était pas à la hauteur du savoir-faire qu'il devait porter.
Un industriel pharmaceutique a pu, par l’amélioration de sa gestion documentaire, raccourcir de 6 mois son délai d’autorisation de mise sur le marché pour un nouveau médicament. Gains de l’opération : 1 million de $ par jour, soit plus de 100 fois l’investissement réalisé pour la gestion et le traitement du document.
Reprenons aussi le récit d'un imprimeur genevois. Il a récupéré à la dernière minute la disquette originale d’un document destiné à un colloque. Ce document, envoyé par Internet à un prestataire new-yorkais, a été imprimé dans les heures qui ont suivi. Les 350 exemplaires prévus attendaient les organisateurs du colloque à leur hôtel avant même que ceux-ci n’atterrissent à l'aéroport de New-York.
 
LES BENEFICES POUR LES ENTREPRISES


Il est clair que, face au besoin croissant de réactivité et de souplesse, l'impression à la demande présente des bénéfices multiples pour les entreprises et les organismes publics.
Leurs clients disposent de documents à jour, fiables, pertinents et personnalisés. C’est aussi la possibilité d’utiliser plusieurs fois un même document  en le mettant régulièrement à jour. Ce qui réduit délais, stocks et gaspillage.
Avec un tel processus global de production documentaire se cumulent des économies en temps, en argent, en main d'œuvre, en équipements et en espace, souvent considérables, et des gains de réactivité, de souplesse et de productivité qui peuvent s’avérer vitaux pour toute entreprise.

UNE TENDANCE GENERALE : LE FRACTIONNEMENT DE LA PRODUCTION

Aujourd’hui, que constate-t-on ? Que 90 % des tirages réalisés dans l’environnement de production sont effectués à plus de 1 000 exemplaires.
Mais l’évolution des besoins amène les donneurs d’ordre à fractionner ou à répartir dans le temps ce nombre de tirages. C’est une tendance naturelle dans l'ensemble des secteurs économiques. Aucune industrie, aucune entreprise, aucune organisation du secteur tertiaire ne peut échapper à cette nécessité de personnaliser ses documents, de les modifier, de les améliorer et de les distribuer dans les meilleurs délais et au moindre coût.
C'est cette impression à la demande que propose Xerox. Et cela quelle que soit la distance, quel que soit le contenu, quel que soit le support et quel que soit le moment.
La stratégie de Xerox est d'être un acteur contribuant de façon majeure à cette évolution. En les accompagnant, en favorisant l’évolution du long tirage vers le court tirage, de la grande série vers la petite série, de la rigidité vers la souplesse et la valeur ajoutée.
 
VERS UN PRINCIPE GLOBAL DE GESTION ET DE TRAITEMENT DU DOCUMENT

L'approche de Xerox n'est pas de proposer un concept, un produit ou une technologie particulière, mais bien un principe global de gestion et de traitement du document.
Cela nécessite une véritable architecture software permettant l’intégration complète des applications existantes tout en respectant les choix d’architecture informatiques en présence. Que ce soit au niveau des systèmes d’exploitation, des réseaux intra-entreprises ou de télécommunications, Xerox permet d’adresser des solutions spécifiques à chaque grand type de gestion documentaire et d’assurer la cohérence des outils et des systèmes en tout point de l'organisation.
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