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« Canon Insights Office »

   Canon étude Insights Office   L'étude indépendante, commandée par Canon Europe, « Canon Insights Office » analyse la perception des utilisateurs quant à la valeur ajoutée des équipements utilisés en entreprises et fait le point sur l’impact des nouvelles technologies dans les usages d’aujourd’hui.
Elle montre, entre autres, que les entreprises tardent à mettre à la disposition des utilisateurs les équipements technologiques nécessaires aux nouveaux modes de travail. Il existe une réelle différence de perception entre décideurs et utilisateurs quant à la mise en place de ces équipements avec le risque sous-jacent que cette situation freine la valeur ajoutée que ces matériels sont susceptibles d’apporter aux entreprises.

Principaux résultats de « Canon Insights Office »

  • Une inadéquation entre les besoins des utilisateurs et les technologies mises à leur disposition

Malgré les efforts des entreprises pour tenter de réduire leur consommation de papier, les documents imprimés occupent toujours une place prépondérante, parallèlement au volume toujours croissant de documents électroniques. Cependant, c’est davantage la manière dont les collaborateurs veulent pouvoir créer et gérer leur documents qui  est en pleine évolution en raison de la flexibilité dans la façon de travailler, de la  mobilité et de la consumérisation des équipements technologiques.
Or, selon cette étude, les entreprises européennes peinent à offrir à leurs collaborateurs les technologies dont ils ont besoin pour travailler facilement lors de leurs déplacements. En effet, seule une minorité d’entre elles, certes non négligeable, équipe ses collaborateurs avec des smartphones (20 %) ou des tablettes (9 %). Ceux qui les utilisent déjà sont quant à eux certains qu’il s’agit d’outils indispensables à leur travail. Les personnes interrogées sont en outre une majorité à souhaiter des conseils et un soutien de leur service informatique de façon à optimiser leur productivité au bureau ou en déplacement.
« La technologie s’adapte en permanence pour répondre aux besoins de l’utilisateur. Aujourd’hui, au bureau, ce phénomène est plus rapide que jamais, et les nouvelles pratiques de travail accélèrent ces changements », commente Céline Brzezinski, Directrice Adjointe Marketing Office, Business Imaging Group, Canon France. « Si les entreprises veulent maintenir la productivité de leurs collaborateurs, il est important qu’elles prennent en compte leurs besoins. Il est essentiel que les décideurs connaissent les besoins des utilisateurs de façon à pouvoir identifier les équipements technologiques adéquats ; L’autre challenge consiste à former les utilisateurs finaux afin qu’ils soient capables d’en utiliser toutes les fonctionnalités. »

  • Assurer la sécurité des documents : une nécessité mal intégrée

Assurer la sécurité lors du traitement des documents est également un enjeu essentiel. L’étude a mis en évidence un décalage certain entre ce qui est attendu de la part des utilisateurs finaux et ce qui leur est proposé par leur service informatique. Plus des deux tiers des employés interrogés gèrent des documents confidentiels ou sensibles  dont l’impression est réalisée sur des périphériques accessibles à tous (78 %). Les utilisateurs pensent que leur entreprise gère de manière efficace la sécurité des documents alors qu’en réalité, moins de 5 % des décideurs affirment que la sécurité est un critère dans le choix du matériel d’impression, de copie ou de numérisation.

  • Un manque de communication entre utilisateurs et décideurs

L’étude révèle que les collaborateurs se sentent exclus du processus de choix des technologies mises à leur disposition par l’entreprise.  Les employés européens veulent être mobiles (un tiers travaille à distance) et certains seraient mêmes favorables à l’idée d’utiliser leur ordinateur portable (31 %) ou leur smartphone (26 %) personnel à des fins professionnelles (BYOD*).
« Il est évident que cette divergence au sein des entreprises entre   
décideurs et utilisateurs, risque, si ce n’est pas déjà le cas, de nuire à la productivité», ajoute  Céline Brzezinski . « Pour combler cet écart et tirer pleinement profit des investissements informatiques, les utilisateurs finaux devront à terme exercer une plus grande influence sur le processus d’achat. Les décideurs se doivent d’écouter les utilisateurs et de mieux comprendre leurs souhaits et leurs besoins s’ils veulent que les entreprises gagnent en productivité et gardent l’avantage sur la concurrence», conclut-elle.

Le « Canon Office Insights Report » est une étude indépendante  commandée par Canon et réalisée par le cabinet d’étude londonien RS Consulting. Elle a été réalisée auprès de 1671 personnes dans 18 pays en Europe dont 300 décideurs issus d’un large éventail d’entreprises de toutes tailles et de différents secteurs d’activité et a été complétée par 60 entretiens approfondis. Les personnes interrogées utilisent toutes les technologies de gestion documentaires (imprimantes, scanners, multifonctions, etc.). Afin de garantir un large éventail représentatif, aucune limite ou restriction n’a été fixée quant aux marques des périphériques installés.

www.canon.fr  / www.canon-europe.com
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